Cómo El RPA Puede Mejorar La Eficiencia De Las Funciones Comerciales Comunes

Autor

Roboyo

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La automatización de procesos robóticos (RPA) no es una tecnología nueva, sin embargo, cada vez más organizaciones están explorando su potencial para simplificar los procesos comerciales, aumentar la eficiencia operativa y liberar a su fuerza laboral para enfocarse en tareas de mayor impacto y menos monotonía.  

El RPA automatiza procesos repetitivos, estructurados y basados en patrones que por lo general consumen gran cantidad de tiempo del recurso humano, y que tienen alto riesgo de errores por su carácter repetitivo. Los beneficios de la automatización incluyen una mayor eficiencia, reducción de costos, mejor precisión y una mayor satisfacción de los empleados y clientes.  

El RPA logra beneficios en muchas funciones comerciales e industrias. Los casos de uso del RPA son innumerables, demasiados para cubrir en este artículo, así que vamos a explorar cuatro funciones comerciales comunes donde el RPA puede generar un gran valor: servicio al cliente, recursos humanos, cadena de suministro y logística, y finanzas y contabilidad. También exploraremos ejemplos de RPA en la vida real, con historias de éxito de nuestros clientes en cada uno de los cuatro sectores. 

RPA en el Servicio al Cliente 

El servicio al cliente es una función donde el toque humano es fundamental, pero los robots aún tienen un papel importante en facilitar las transacciones, y existen varios ejemplos de casos de uso de RPA. Al delegar tareas monótonas y repetitivas a robots, los agentes humanos pueden dedicar su tiempo a la interacción con el cliente y la resolución de disputas. Al mismo tiempo, procesos cruciales pero repetitivos como el procesamiento de pedidos, la gestión de tickets, la verificación de inventario y la atención inicial de consultas de clientes, se pueden automatizar. Esto permite un uso más eficiente de los recursos y una mejor experiencia para el cliente. 

En los call center, el RPA puede enrutar eficazmente las llamadas de los clientes a los agentes humanos adecuados y proporcionar información contextual sobre el cliente al agente a través de un panel de control. Esto ahorra tiempo en la búsqueda de los registros de clientes en múltiples sistemas durante una llamada. Algunos de los principales beneficios de la automatización en servicio al cliente incluyen tiempos de respuesta más rápidos, mayor satisfacción del cliente y ahorro de costos. 

Un gran ejemplo de los beneficios del RPA es la aseguradora de salud alemana AOK. El proyecto de automatización para AOK liderado por Roboyo ayudó a mejorar la capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes, consultas y reclamaciones a través de múltiples canales. Trabajando juntos, automatizamos el manejo de grandes volúmenes de reclamos de clientes, resultando en una mayor eficiencia y servicio para sus valiosos clientes.  

Las transacciones de verificación de datos manuales se redujeron a menos de un minuto gracias a las automatizaciones implementadas. Además, AOK logró ahorros de 1,4 millones de euros y un retorno de inversión (ROI) de 466% en el primer año. Además, los clientes se han beneficiado por un servicio más rápido y sin errores; y más de 600 empleados que antes se dedicaban a tareas repetitivas y dispendiosas, se enfocan hoy tareas más valiosas para la organización.  

RPA en Finanzas y Contabilidad 

Las finanzas y la contabilidad son funciones con muchos procesos repetitivos que requieren precisión y velocidad, el escenario perfecto para el RPA. Procesos financieros críticos para el negocio, como el procesamiento de facturas, la entrada de datos y la conciliación, son tareas adecuadas para la automatización porque incluyen entradas y salidas predecibles. Además, la velocidad a la que los robots pueden procesar tareas puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los objetivos mensuales y anuales más rápido y con mayor precisión. .  

Por ejemplo, Roboyo asistió a una empresa de servicios públicos de USA a simplificar y automatizar su proceso de facturación. Esta empresa solía dedicar mucho tiempo y esfuerzo al procesamiento de facturas duplicadas; un promedio de 4 trabajadores experimentados dedicaba entre 2 y 4 horas diarias a la revisión de correos electrónicos, archivos, y digitación de datos en hojas de cálculo para procesar los duplicados. Gracias a la ayuda la ayuda de Roboyo, el proceso hoy por hoy es un 800% más rápido. Las automatizaciones implementadas garantizan un ahorro de 31,400 horas de trabajo y $950,000 dólares por año.

RPA en Recursos Humanos 

El RPA se utiliza cada vez más en los equipos de recursos humanos (RRHH) para la automatización de tareas repetitivas como la incorporación de empleados, el procesamiento de nóminas y la administración de beneficios. Ejemplos prácticos son el registro de solicitudes de permisos e incidentes de ausencia, apoyo a centros de ayuda de RRHH y portales de autoservicio de empleados, y ayuda a los equipos de RRHH a cumplir con las regulaciones mediante la automatización de verificaciones y auditorías.  

Roboyo trabajó con la Universidad de Tecnología de Queensland para actualizar sus recursos de RRHH en el backend para admitir extensiones de contratos, nuevos nombramientos y contrataciones eventuales para más de 80,000 empleados. El reducido equipo de RRHH de 6 personas de la universidad necesitaba eliminar procesos manuales repetitivos y duplicación de trabajo, así como resolver problemas de cumplimiento y reducción de costos.  

Apoyamos la digitalización de los procesos manuales de la universidad con automatización inteligente (IA) y RPA para mejorar la experiencia de incorporación del personal docente. El resultado fue un ahorro de costos del 50% y tiempos de procesamiento un 86% más rápidos que antes. La solución de automatización se diseñó y entregó en solo 8 semanas. 

RPA en Cadena de Suministro y Logística 

El RPA puede respaldar la optimización de operaciones complejas de cadena de suministro y logística a través de tareas como el procesamiento y seguimiento de pedidos, la gestión de inventarios y el seguimiento y programación de envíos. 

Ejemplos prácticos de RPA en logística incluyen el apoyo a la comunicación con proveedores y clientes mediante la automatización de actualizaciones cuando los pedidos pasan por puntos clave. La logística de bodegas de inventario también es un candidato óptimo para la automatización dado que por lo general sigue horarios y procedimientos estrictos.  

Roboyo apoyó a una empresa global de indumentaria deportiva para implementar múltiples automatizaciones en las operaciones internas y aumentar la eficiencia operativa. La introducción de una fuerza laboral digital en los departamentos de contabilidad, finanzas, tecnología y compras de la empresa permitió realizar tareas 4.5 veces más rápido y gestionar más de 7,000 operaciones en menos de 16 horas. Esto liberó más de 3,000 horas hombre, además de garantizar una precisión del 100%, eliminando los errores manuales.

Conclusión

El RPA es parte del kit de herramientas de transformación digital para un creciente número de organizaciones en una variedad de industrias; ayuda a automatizar procesos regulados y repetitivos que buscan una mayor eficiencia y competitividad.  

Hemos abordado solo cuatro de los miles de ejemplos del uso de RPA. Hay casos exitosos de implementación también en otras funciones como los departamentos de tecnología, en los que se benefician procesos como restablecimientos de contraseñas y resolución de problemas simples, pruebas de software, análisis de registros y monitoreo de sistemas. Y también en otras industrias, como la Banca Privada, donde es posible automatizar la creación de nuevas cuentas, la conciliación y apoyar a las instituciones a cumplir con las regulaciones mediante devoluciones automatizadas.  

En nuestra opinión, cada industria y función comercial tiene el potencial de cosechar los beneficios de una solución de automatización estratégica. Es cuestión simplemente de comprender tus objetivos y tener la pila tecnológica adecuada. Con el enfoque correcto, el RPA y la automatización inteligente pueden ser la herramienta innovadora necesaria para tu negocio, haciendo que los procesos sean más eficientes y llevándote al siguiente escalón del éxito. 

Para averiguar cómo su organización puede beneficiarse de RPA, por favor, póngase en contacto con el equipo de Roboyo. Lo más probable es que hayamos utilizado RPA para ayudar a una organización como la suya a ahorrar mucho tiempo y dinero.

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