¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

Autor

Roboyo

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En este blog, el Global Practice Lead Andreas Obermair vuelven a los fundamentos de la RPA para explorar las ventajas y los casos de uso. 

El término RPA se acuñó de forma oficial hacia el año 2012, pero no fue hasta finales de esa década cuando las empresas de sectores como el bancario, asegurador, sanitario, automotriz, industrial o el de las telecomunicaciones empezaron a adoptar soluciones de RPA. Los fundadores de Roboyo —viendo el potencial de la RPA para revolucionar la eficiencia de los procesos empresariales— apostaron por crear Roboyo en el año 2015. En la actualidad, la RPA es moneda de uso común en prácticamente cualquier sector y área de actividad, ya sea en Recursos Humanos, el departamento Financiero, el de Operaciones o el de Atención al Cliente.    

Las ventajas de la RPA

La RPA trae consigo multitud de ventajas, aunque la más destacable es la posibilidad de rebajar los costes gracias al uso de bots, los cuales se ocupan de las tareas más repetitivas —según las necesidades y dimensión de la empresa— con la finalidad de mejorar la productividad de la plantilla.  

Según un estudio de KPMG, aplicar la RPA en el sector de los servicios financieros comporta una reducción de costes de hasta el 75 %, una cifra que a menudo observamos en nuestros propios clientes. La suma ahorrada puede reinvertirse en la plantilla de la organización a fin de mejorar sus competencias y capacitarla para asumir tareas más especializadas y que aporten un valor añadido a la empresa, algo que es posible gracias al tiempo que ganan desplegando la RPA.  

Y es que delegar a los bots las tareas más repetitivas y enfocadas a procesos —como la introducción y manipulación de datos o la gestión de transacciones— no solo acelera estos procesos, sino que permite a la plantilla dedicarse a operaciones más estratégicas y de mayor valor. ¿El resultado? Mayor eficiencia y productividad para la empresa y mayor satisfacción por parte de los empleados.   

Los bots de la RPA son como miembros extras de la plantilla  que se encargan de las tareas esenciales (pero tediosas) de tu empresa. Aquellas que, con el tiempo, terminan con la frustración y la desmotivación de los empleados. Además, con el tiempo que ganas, puedes asignar los cometidos más innovadores y gratificantes a tus empleados con más talento.   

Sin embargo, la RPA no solo reporta ventajas financieras y sube la motivación de la plantilla. La calidad de los datos procesados también mejora sustancialmente. Gracias a los bots, aumenta la precisión en el seno de la empresa, ya que los errores manuales pasan a ser cosa del pasado. Mejorar la confianza y la fiabilidad de los datos de la organización —por ejemplo, durante una auditoría o agregación de datos en el marco del compliance— aporta seguridad a las empresas a la hora de tomar decisiones fundamentadas, usar y compartir datos con plena tranquilidad y emprender procesos eficientes de toma de decisiones. 

La RPA y sus múltiples aplicaciones  

Gracias a la RPA, son muchas las áreas de una empresa que consiguen agilizar sus procesos y acelerar la recogida, verificación, migración y análisis de datos. En definitiva, la automatización robótica de procesos mejora la exactitud de los datos y acelera la toma de decisiones, lo cual beneficia enormemente a los equipos.   

Para ilustrar mejor cómo se implementa la RPA en distintos departamentos, así como sus múltiples aplicaciones, fijémonos ahora en estos ejemplos.   

Sector financiero

El mundo financiero gestiona a diario información altamente confidencial, ya sean datos personales o económicos, por lo que la precisión es un factor clave. ¿Con qué puede ayudar la RPA? 

• Extracción de datos de extractos bancarios, conciliación de datos, notificación automática de los empleados sobre cambios o incidencias 
• Preparación de la hoja de balance    
• Predicción de riesgos  
• Automatización de las nóminas   

Recursos Humanos  

Recursos Humanos es otro de los departamentos en el que los datos cobran una gran importancia, por ejemplo en el marco de la estrategia de People Analytics. Además, RR. HH. suele usar la RPA para mucho más que para procesar datos. La automatización puede ayudar a los responsables y empleados de RR. HH. con: 

• La integración del nuevo personal: la RPA agiliza el proceso de incorporación de los nuevos empleados, lo cual permite a la empresa ahorrar tiempo y dinero 
• Agregar CVs, resultados de exámenes o evaluaciones y las anotaciones de las entrevistas 
• Extraer datos de LinkedIn y otras webs de empleo (data scraping) para cotejar la información de los candidatos con los datos del mercado laboral 
• Verificar la vida laboral  

Atención al cliente  

La atención al cliente es un ámbito eminentemente humano, aunque los bots también pueden cumplir un propósito. La RPA puede ayudar a los equipos de Atención al cliente:  

• En forma de chatbots, para dirigir a los clientes al departamento o a la información que corresponda 
• Procesar las solicitudes de los clientes y registrar las actualizaciones de las incidencias 
• Recabar los datos de los clientes para que los agentes puedan concentrarse en resolver las incidencias  
• Actualizar los pedidos o la información de seguimiento y enviar actualizaciones por correo electrónico  

Esto es solo una muestra de algunos de los departamentos que se benefician de la RPA, pero hay muchísimos más. Necesitaríamos mucho más que un blog para enumerar la infinidad de ventajas que la RPA aporta a todo tipo de empresas y áreas de actividad. Si te interesa saber más, entra en la página dedicada a la RPA de nuestra web. 

Los tres elementos clave de la RPA  

Asignar tareas a bots, integrarlos como a uno más de la plantilla… Sí, suena un tanto complejo y futurista. Sin embargo, la RPA resulta más fácil de entender una vez conocemos los pilares que sostienen esta implementación.  

Automatización de procesos  

El componente clave de la RPA es la automatización de procesos. Esta tecnología nos permite automatizar un flujo de trabajo de principio a fin programando una serie de reglas para que el bot lleve a cabo cada uno de los pasos de forma autónoma y automatizada.  

Capacidad de integración   

La capacidad de integración es intrínseca a la RPA, y es lo que le permite trabajar con la máxima eficiencia y sin contratiempos. Gracias a la RPA, podrás vincular una serie de aplicaciones para que el bot se encargue de aquellas tareas que precisen de dos o más aplicaciones o programas para llevarse a cabo. Asimismo, puedes combinar la RPA con la automatización inteligente, lo que te permitirá aprovechar las capacidades de las tecnologías de inteligencia artificial ahí donde la RPA no llega; por ejemplo, en caso de que los datos estén incompletos o no estén estructurados. 

Implementar la RPA   

La implementación es la etapa que requiere mayor intervención humana en el proceso de la RPA. Y una vez superada, los bots ya están listos para trabajar de forma autónoma. A continuación, encontrarás una lista de comprobación con los puntos más relevantes al implementar la RPA:   

• Identifica los procesos que quieres automatizar 
• Evalúa y analiza hasta qué punto es sencillo o factible automatizar dichos procesos 
• Desarrolla los bots 
• Aplica la Automatización de Pruebas (Test Automation) para poner a prueba los bots que has desarrollado y el resultado de los procesos que has automatizado 
• Forma a los usuarios para facilitar la adopción de la RPA y potenciar su uso  
• Implementa los bots en toda la organización  
• Supervisa y haz un mantenimiento de los bots  

Conclusión 

Hay infinidad de razones para implementar la RPA. Reducir costes, aumentar la productividad, mejorar la motivación de la plantilla… Asignar a los bots los procesos manuales y tediosos, y no por ello menos esenciales, reporta a las empresas multitud de ventajas.  

En Roboyo te ayudamos a desplegar un programa de RPA eficaz para que no solo ahorres tiempo y dinero, sino que mejores la precisión de los datos y minimices el riesgo de error. Contáctanos y descubre qué puede ofrecer la RPA a tu empresa.  

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