Las cinco principales ventajas de la automatización robótica de procesos

Autor

Andreas Obermair

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Antes de empezar, veamos en qué consiste la RPA. La RPA es una tecnología de software innovadora que permite a las empresas automatizar multitud de tareas digitales mediante las interfaces de usuario existentes. ¿Y cómo lo hace? Creando bots que, una vez programados, se encargan de las tareas manuales basándose en una serie de reglas.  

Desde el origen, la RPA ha supuesto toda una revolución para las empresas que buscan optimizar sus procesos y alcanzar la excelencia operativa, por no hablar de sus muchas otras ventajas. Si echamos un vistazo a las estadísticas, vemos que la empresa consultora McKinsey observó que la RPA genera «un retorno de la inversión que oscila entre el 30 y el 200 % en el primer año».  

Esta métrica destaca el tremendo potencial y los beneficios que supone para las empresas de cualquier sector adoptar la RPA. Y esta es una tendencia que hemos percibido con nuestros clientes. Las ventajas de la RPA van desde el ahorro de costes hasta el aumento en la precisión, pasando por una mejora de la motivación del equipo. En este artículo mencionaremos algunos de los beneficios tangibles y más valiosos que la RPA pone a tu disposición. 

Ventaja 1: aumento de la eficiencia y la productividad 

La mayor ventaja que la RPA aporta a las empresas, así como el principal motivo por el que solemos recomendarla a nuestros clientes, es el aumento de la eficiencia y la productividad. La RPA permite automatizar las tareas repetitivas y basadas en reglas, por lo que puedes asignar las tareas básicas que llevan más tiempo y tienen poco valor estratégico a los bots. De esta forma, tu plantilla puede dedicarse a actividades menos rutinarias, como las que requieren creatividad, las que tienen un carácter más estratégico o aportan más valor a la empresa.   

Según un estudio de nuestros socios Automation Anywhere, la mayoría de las empresas podría automatizar un 30 % del trabajo rutinario y dedicar así un tercio de su tiempo a otras actividades. Esto no solo les permite ganar tiempo, sino también centrar sus esfuerzos en otras tareas que reporten beneficios a la empresa y para las cuales sea precisa la intervención humana.  

Además de ahorrar tiempo y recursos, la plantilla de la empresa se vuelve más productiva gracias al tiempo que recuperan asignando las tareas de menor valor a sus nuevos compañeros de trabajo: los bots.      

Ventaja 2: ahorro de costes y ROI

Ahorrar tiempo es ahorrar dinero. Las ventajas que ofrece la RPA en relación con los costes son, posiblemente, las más atractivas para las empresas. Además de ahorrar tiempo y permitir a los empleados centrarse en las tareas más importantes, la RPA también limita los errores; por ejemplo, en la introducción de datos, lo cual también comporta un ahorro sustancial.  

Y es que estos errores suelen salir caros, sobre todo cuando se producen en los ámbitos de la facturación o la contabilidad, y el resultado es gastar de más o cobrar de menos. Además, es preciso subsanar los errores manualmente, lo cual no solo no reporta beneficio alguno, sino que hay que destinar un tiempo muy valioso para la empresa. Con la RPA se acaban los errores. Esto significa que hay menor riesgo de gastar de más o cobrar de menos y de dedicar un tiempo precioso a subsanarlos.  

Más allá de las ventajas que comporta reducir los errores, la RPA mejora la asignación de recursos de la empresa. Esto, a su vez, se traduce en ahorro y en que tus empleados puedan dedicar más tiempo a tareas que sí requieren del factor humano. El resultado es una reducción del gasto y un aumento del trabajo que reporta beneficios.  

¿Y cuánto podemos ahorrar? Según Gartner, «en 2024, las empresas habrán reducido sus costes operativos un 30 % combinando las tecnologías de hiperautomatización con el rediseño de los procesos operativos». 

Puede que las organizaciones más pequeñas vean la inversión en nuevas tecnologías con escepticismo si no tienen una idea clara del posible retorno de la inversión (ROI). Sin embargo, revisando de nuevo el estudio, observamos que el ROI medio es de un 250 % (que, a pesar de ser una cifra excepcional, en Roboyo hemos visto porcentajes mucho más altos). Esta supone otra de las muchas ventajas de la RPA.  

Ventaja 3: mejora de la exactitud y la calidad

La mejora de la exactitud y la calidad de los datos es otra de las ventajas de usar la RPA. Los bots no sienten cansancio ni estrés, algo que sí ocurre con las personas y que afecta a su rendimiento. Incluso en condiciones normales, es de esperar que se produzcan errores cuando un humano introduce datos: nadie lo hace todo a la perfección. Sin embargo, los bots no se cansan y son precisos en este tipo de tareas tan repetitivas. ¡Son su especialidad! 

Trabajar de esta forma hace que los datos de las empresas sean completamente fiables y, además, evita los costes derivados de solucionar los errores humanos. Asimismo, resulta muy útil en lo referente al compliance, ya que al reducirse el número de errores, los organismos reguladores pueden fiarse mejor de tus datos. Durante el estudio de Automation Anywhere, se detectaron mejoras en la calidad y la exactitud de hasta un 74 %.  

Ventaja 4: escalabilidad y flexibilidad 

La demanda de las empresas suele variar a lo largo del año. Por ejemplo, en el sector de la venta minorista, los periodos como la Navidad pueden comportar un aumento temporal (aunque significativo) de la carga de trabajo. Gracias a la RPA, es posible reducir la cantidad de contratos temporales y delegar algunas de las tareas administrativas adicionales a los bots.   

Como los bots están disponibles las 24 horas del día, pueden trabajar por la noche y dejar todo listo para cuando el equipo vuelva al día siguiente, así que no es necesario asignarles un turno de ocho horas de lunes a viernes. Ese extra de flexibilidad permite a las empresas ser más ágiles y adaptarse con más facilidad a la demanda, lo cual las vuelve más competitivas.    

Asimismo, aumentar o reducir el número de bots es mucho más rápido y asequible que aumentar o reducir la plantilla, ya que no hay que superar los procesos de contratación y formación, como sí tienen que hacer los trabajadores temporales. Por si fuera poco, tu equipo de bots no afecta en absoluto a tu día a día. Por ejemplo, los procesos de RR. HH., como las entrevistas, la selección de candidatos, la incorporación y la formación, no son necesarios con ellos.  

Ventaja 5: mejora de la experiencia del cliente

Por último, la RPA también puede ayudar a las empresas a mejorar la experiencia de sus clientes en cada uno de los puntos de contacto con la marca. La RPA puede gestionar las aplicaciones y los sistemas de una organización, como el software de gestión de servicios de campo (FSM), los sistemas de ERP y las herramientas de gestión de servicios. Su eficiencia en la gestión de datos y aplicaciones se traduce en un procesamiento más rápido, que disminuye el tiempo de espera y aumenta la satisfacción de los clientes. Cuanto menos tiempo necesites dedicar a un cliente, más clientes podrás atender y satisfacer.    

Si los bots se encargan de las tareas manuales y enfocadas a procesos, el equipo podrá centrarse en ofrecer un servicio de calidad y mejorar las relaciones con los clientes. Tu plantilla solo tendrá que preocuparse de escuchar a los consumidores y solucionar sus problemas, algo que os beneficia tanto a vosotros como a ellos.  

Conclusión

Desde el ahorro de costes y el aumento de la productividad hasta la reducción de errores y un sinfín de beneficios para tu equipo: la RPA ofrece una extensa lista de ventajas operativas para empresas de todos los tamaños y sectores. Además, estas ventajas son palpables en muy poco tiempo, y el ROI es excepcional.   

¿Quieres aprovechar todas las ventajas que te ofrece la RPA? Solicita una reunión con nuestro equipo y lleva a tu empresa al next level. 

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