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DOMA A TU MONSTRUO DE LOS DATOS CON EL PROCESAMIENTO INTELIGENTE DE DOCUMENTOS (IDP)

May 13, 2022 | 3 MIN LECTURA

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en la gestión del ámbito digital es el mantenimiento y almacenamiento de datos. La cantidad de datos que posee cada empresa ha tenido un crecimiento tremendo y exponencial en la última década y es poco probable que eso cambie.

Algunas estimaciones indican que cada día se crean hasta 2,5 quintillones de bytes de datos. También se calcula que entre el 60% y el 73% de todos los datos de una empresa no se utilizan. Las razones varían, pero en general se reducen al volumen, a los datos incompletos, a la falta de herramientas para poder capturar y analizar los datos, y a la falta de estructura de los mismos. Además, se calcula que los empleados dedican más del 25% de su tiempo a buscar el documento y la información que necesitan para hacer su trabajo. Perdiendo un tiempo valioso en el proceso.

Esta sobrecarga de información también tiene otros efectos. Además de la pérdida de productividad, está la pérdida de oportunidades que podría proporcionar el conocimiento de los datos, lo que en última instancia supone la pérdida de creación de valor potencial. También puede generar problemas de protección de datos si no se gestiona. Por ejemplo, la falta de control y visión general del almacenamiento de datos sensibles. Esto es especialmente importante en lo que respecta al RGPD y supone un gran reto para las empresas a la hora de gestionar su creciente montaña de datos.

EL RETO DEL ALMACENAMIENTO DE DATOS

Está claro que nuestra capacidad de producir datos está superando nuestra capacidad de almacenarlos.

Hoy en día, muchas empresas utilizan cada vez menos documentos físicos y, en su lugar, utilizan servicios en la nube para su almacenamiento. Los servicios en la nube ofrecen muchas ventajas críticas para la empresa, como la facilidad de uso, las copias de seguridad, la facilidad de colaboración, la seguridad y mucho más.

Desde el punto de vista operativo, esto es un sueño. Sin embargo, es fundamental que las organizaciones cuenten con las capacidades necesarias para aprovechar los datos, asegurarse de que se gestionan adecuadamente en la nube y tener en cuenta el impacto medioambiental.

ENTONCES, ¿QUÉ PODEMOS HACER AL RESPECTO?

La respuesta es sencilla: implementar una forma inteligente de recoger, analizar, clasificar y limpiar nuestros datos.

Implementando tecnologías de automatización inteligente, como la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) y el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), podemos empezar a abrirnos camino a través de la montaña de datos que se crea.

Utilizando una de las plataformas de nuestros socios, como ABBYY, UiPath o Automation Anywhere, centrándonos en el IDP, podemos clasificar y extraer documentos de distinta estructura y exportarlos de forma estructurada para que sean más fáciles de encontrar, de trabajar y con menos duplicaciones. Ésta es una capacidad clave para el éxito del escalado de la Automatización Inteligente y un elemento fundamental para abordar todo el alcance de tus procesos.

APLICACIONES EN EL MUNDO REAL

Todo tipo de documentos pueden exportarse y almacenarse en cualquier lugar, e IDP puede extraer datos específicos de las partidas de las tablas, así como texto estándar, para digitalizar una amplia gama de operaciones empresariales.

He aquí una instantánea de lo que IDP puede conseguir en tu empresa:

TRANSFORMAR DOCUMENTOS EN VALOR DEL SIGUIENTE NIVEL

La IDP proporciona una poderosa fuerza para convertir los datos no estructurados en datos estructurados, para migrar datos de un sistema a otro, para indexar una gran cantidad de datos sin clasificar y para disminuir la cantidad de información no utilizada.

Con un aumento de la eficacia en tus operaciones cotidianas, una mayor capacidad de búsqueda en los datos, un mayor orden y mantenimiento de la información, y la posibilidad de reducir el uso de los datos, la IDP puede proporcionar un considerable retorno de la inversión en plazos cortos.

Pero posiblemente lo más importante es que puede ahorrar a tus empleados algún que otro quebradero de cabeza al facilitar la búsqueda de información. Los empleados felices son mucho más productivos, creativos y comprometidos.

Tanto si tus procesos están en las instalaciones como en la nube, podemos aprovechar nuestras metodologías de IDP de mejores prácticas para domar tu monstruo de datos y conseguir un efecto radical en la productividad y la eficiencia.

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