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Zähmen Sie Ihr Datenmonster mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)

May 13, 2022 | 3 min read

Author

Frida Kjidderö

EINE DER GRÖSSTEN HERAUSFORDERUNGEN FÜR UNTERNEHMEN BEI DER VERWALTUNG DER DIGITALEN LANDSCHAFT IST DIE PFLEGE UND SPEICHERUNG VON DATEN.

Die Datenmengen, die Unternehmen besitzen, sind in den letzten zehn Jahren exponentiell gewachsen – und das wird sich wohl auch in Zukunft nicht ändern.

Einigen Schätzungen zufolge werden täglich bis zu 2,5 Trillionen Bytes an Daten erzeugt. Es wird zudem geschätzt, dass zwischen 60 % und 73 % aller Daten innerhalb eines Unternehmens ungenutzt bleiben. Die Gründe dafür sind unterschiedlich, aber im Allgemeinen liegt es am Volumen, an unvollständigen Daten, an fehlenden Tools zur Erfassung und Analyse sowie an der fehlenden Struktur innerhalb der Daten. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter:innen schätzungsweise mehr als 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dabei geht wertvolle Zeit verloren.

Diese Flut an Informationen hat noch weitere Auswirkungen. Neben dem Produktivitätsverlust gehen auch die Möglichkeiten verloren, die das Wissen aus den Daten bieten könnte, was letztlich zu einem Verlust an potenzieller Wertschöpfung führt. Außerdem können Datenschutzprobleme auftreten, falls nicht rechtzeitig gehandelt wird. Ein Beispiel wäre die fehlende Kontrolle und Übersicht über die Speicherung sensibler Daten. Dies ist vor allem im Hinblick auf die DSGVO von Bedeutung und stellt für Unternehmen eine große Herausforderung bei der Bewältigung ihrer stetig wachsenden Datenmassen dar.

DIE HERAUSFORDERUNG DER DATENSPEICHERUNG

Es ist eindeutig, dass unsere Fähigkeit, Daten zu produzieren, unsere Fähigkeit, diese zu speichern, übersteigt.
Viele Unternehmen verwenden heutzutage anstelle von physischen Dokumenten Cloud-Dienste zur Speicherung. Denn Cloud-Dienste bieten viele geschäftskritische Vorteile, wie z. B. Benutzerfreundlichkeit, Backups, vereinfachte Zusammenarbeit, Sicherheit und mehr.

Aus betrieblicher Sicht ist dies ein Traum. Entscheidend ist jedoch, dass die Unternehmen über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um die Daten zu nutzen und sicherzustellen, dass sie in der Cloud ordnungsgemäß verwaltet werden, aber auch die Auswirkungen auf die Umwelt im Auge behalten.

Es gibt bereits viele Initiativen zur Steigerung der Energieeffizienz von Cloud-Speicherung, aber der CO2-Fußabdruck ist immer noch sehr groß. Um Server weltweit kühl zu halten, wird eine enorme Menge an Strom benötigt. Außerdem fällt dabei eine große Menge Elektro-Müll an.

WAS KÖNNEN WIR ALSO DAGEGEN TUN?

Die Antwort ist einfach: die Einführung einer intelligenten Methode zum Sammeln, Analysieren, Sortieren und Bereinigen unserer Daten.

Durch den Einsatz intelligenter Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation (RPA) und Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP), können wir uns durch die anfallenden Datenmassen arbeiten.

Mithilfe unserer Partnerplattformen wie ABBYY, UiPath oder Automation Anywhere, die sich auf IDP konzentrieren, können wir Dokumente unterschiedlicher Struktur klassifizieren, extrahieren und strukturiert exportieren, sodass sie leichter auffindbar sind, leichter bearbeitet werden können und weniger Duplikate entstehen. Dies ist eine Schlüsselfähigkeit für die erfolgreiche Skalierung der intelligenten Automatisierung und eine wichtige Voraussetzung für die Bewältigung Ihres gesamten Prozessumfangs.

ANWENDUNGEN AUS DER PRAXIS

Alle Arten von Dokumenten können exportiert und an einem beliebigen Ort gespeichert werden – und IDP kann spezifische Positionsdaten aus Tabellen sowie aus Standardtext extrahieren, um ein breites Spektrum von Geschäftsabläufen zu digitalisieren.

Hier ist eine Übersicht dessen, was IDP in Ihrem Unternehmen erreichen kann:

Millionen von Dokumenten verarbeiten
Erstellen und Verarbeiten von strukturierten Daten aus unstrukturierten Dokumenten – E-Mails, Verträgen usw.
Extrahieren von Informationen in mehr als 200 Sprachen
Extrahieren von Informationen aus handgeschriebenen Texten, Formularen und Kontrollkästchen
Lesen von tabellarischen Daten
Lesen mehrerer Dokumentenformate
Auffinden wichtiger Datenelemente in verschiedenen Positionen und Formaten
Überprüfen, ob Dokumente unterschrieben wurden
Überprüfen, ob alle Seiten berücksichtigt wurden
Ausführen regelbasierter digitaler Aufgaben
Interaktion mit beliebigen Geschäftsanwendungen
Lesen unstrukturierter Texte
Unterstützung von maschineller und menschlicher Interaktion

DIE NUTZUNG VON DOKUMENTEN REVOLUTIONIEREN

IDP bietet hohe Leistungskraft darin, unstrukturierte Daten in strukturierte umzuwandeln, Daten von einem System in ein anderes zu migrieren, eine große Menge unsortierter Daten zu indizieren und die Menge ungenutzter Informationen zu verringern.

Mit einer Steigerung der Effizienz im täglichen Betrieb, einer besseren Durchsuchbarkeit der Daten, einer besseren Ordnung und Pflege all der Informationen und der Möglichkeit, die Datennutzung zu reduzieren, kann IDP in kurzer Zeit eine beträchtliche Investitionsrendite erzielen.

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen das eine oder andere Kopfzerbrechen ersparen können, weil die Informationen leichter auffindbar sind. Denn glückliche Angestellte sind wesentlich produktiver, kreativer und engagierter!

Egal, ob Ihre Prozesse vor Ort oder in der Cloud stattfinden –wir können unsere Best-Practice-IDP-Methoden einsetzen, um Ihr Datenmonster zu zähmen und Produktivität und Effizienz radikal zu steigern.