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AFFRONTEZ UNE MONTAGNE DE DONNEES GRACE AU TRAITEMENT INTELLIGENT DE DOCUMENTS (IDP)

May 13, 2022 | 3 min read

Author

Frida Kjidderö

L’UN DES PRINCIPAUX DÉFIS AUXQUELS LES ENTREPRISES SONT CONFRONTÉES DANS LA GESTION DE LEUR ENVIRONNEMENT NUMÉRIQUE CONCERNE LA MAINTENANCE ET LE STOCKAGE DES DONNÉES. La quantité de données dont dispose chaque entreprise a connu une croissance exponentielle considérable au cours des dix dernières années et cela n’est pas prêt de changer.

Selon certaines estimations, pas moins de 2,5 quintillions d’octets de données sont créés chaque jour. On considère également qu’entre 60 et 73 % de toutes les données d’une entreprise ne sont pas utilisées. Si les raisons sont variables, ce phénomène est généralement lié au volume, aux données incomplètes, à l’absence d’outils permettant de recueillir et d’analyser les données et au manque de structure de ces données. En outre, on estime que les employés passent plus de 25 % de leur temps à chercher le bon document et les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Ils perdent ainsi un temps précieux.

Cette surabondance d’informations entraîne également d’autres problèmes. Outre la perte de productivité, il existe également une perte d’opportunités qui pourraient découler de la connaissance de ces données, ce qui se traduit à terme par une perte de potentiel de création de valeur. Cette situation peut également engendrer des problèmes de protection des données si elle n’est pas traitée. Par exemple, un manque de contrôle et de visibilité concernant le stockage des données sensibles. Ce point est particulièrement important dans le cadre du RGPD et constitue un défi majeur pour les entreprises qui doivent gérer une montagne de données en constante augmentation.

LE DÉFI DU STOCKAGE DES DONNÉES

Notre capacité à produire des données dépasse de toute évidence notre capacité à les stocker.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent de moins en moins de documents physiques et ont davantage recours aux services sur le cloud pour les stocker. Les services cloud offrent de nombreux avantages indispensables aux entreprises: facilité d’utilisation, sauvegardes, facilité de collaboration, sécurité, et bien plus encore.

D’un point de vue opérationnel, c’est le rêve. Il est toutefois primordial que les organisations disposent des capacités nécessaires pour exploiter les données et s’assurer qu’elles sont administrées correctement dans le cloud, tout en veillant à leur impact environnemental.

De nombreuses initiatives visent à accroître l’efficacité énergétique du stockage sur le cloud, mais son empreinte carbone reste considérable. Pour assurer le refroidissement des serveurs du monde entier, une quantité colossale d’électricité est nécessaire. De plus, cela génère de nombreux déchets électroniques.

QUELLE EST LA SOLUTION?

La réponse est toute trouvée : il suffit de mettre en œuvre une méthode intelligente de collecte, d’analyse, de tri et de nettoyage des données.

Utiliser des technologies d’automatisation intelligente, telles que l’automatisation des processus robotisés (RPA) et le traitement intelligent de documents (IDP), constitue le premier pas pour se frayer un chemin à travers la montagne de données créées.

En utilisant l’une de nos plateformes partenaires (notamment ABBYY, UiPath ou Automation Anywhere) axées sur l’IDP, nous pouvons classer et extraire des documents de structures diverses et les exporter de manière structurée afin de les retrouver plus facilement, de travailler plus simplement et de limiter les doublons. Cette fonctionnalité est essentielle au succès du développement de l’automatisation intelligente et permet de prendre en charge l’ensemble de vos processus.

DES APPLICATIONS CONCRÈTES

Tous les types de documents peuvent être exportés et stockés à n’importe quel endroit, et l’IDP peut extraire des données spécifiques de lignes de tableaux, ainsi que du texte standard, pour dématérialiser un grand nombre d’opérations commerciales.

Voici un aperçu de ce que l’IDP peut apporter à votre entreprise:

Traiter des millions de documents
Créer et exploiter des données structurées à partir de documents non structurés (e-mails, accords, etc.)
Extraire des informations dans plus de 200 langues
Extraire des informations à partir de textes, formulaires et cases à cocher rédigés à la main
Lire des données tabulaires
Lire divers formats de documents
Trouver des données clés dans divers emplacements et formats
Vérifier la bonne signature des documents
Vérifier la présence de toutes les pages
Exécuter des tâches numériques basées sur des règles
Interagir avec n’importe quelle application commerciale
Lire des textes non structurés
Favoriser l’interaction entre les robots et les humains

FAITES PASSER LA VALEUR DE VOS DOCUMENTS AU NEXT LEVEL

L’IDP constitue une aide précieuse pour transformer les données non structurées en données structurées, assurer la migration des données d’un système à un autre, répertorier un grand nombre de données non triées et réduire la quantité d’informations inutilisées.

En améliorant l’efficacité de vos opérations courantes, la facilité de recherche des données, l’organisation et la conservation des informations, ainsi qu’en réduisant l’utilisation des données, l’IDP permet un retour sur investissement considérable à court terme.

Plus important encore, cela peut éviter un véritable casse-tête à vos employés en rendant les informations plus faciles à trouver. Des employés heureux sont beaucoup plus productifs, créatifs et engagés!

Que vos processus soient sur site ou dans le cloud, nous pouvons nous appuyer sur nos meilleures pratiques en matière d’IDP pour affronter votre montagne de données et améliorer radicalement votre productivité et votre efficacité.