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Lo que debes saber acerca del descubrimiento de procesos para la automatización

Feb 1, 2021 | 6 min leer

Autor

Roboyo

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En vistas de la oleada de organizaciones que se están lanzando al mundo de la RPA, hay una duda importante que sigue siendo el centro de atención de las organizaciones: ¿cuál es la mejor manera de adoptar y comprender qué procesos empresariales se deben automatizar y cómo?

Para la mayoría de estas organizaciones que dan sus primeros pasos en la RPA, lo más complicado es saber qué procesos automatizar y cómo priorizar los procesos candidatos a la automatización. El descubrimiento de procesos es fundamental para una buena práctica de RPA, puesto que registra y analiza la actividad de un empleado con extremo detalle a fin de decidir cuál es el mejor método para implementar la automatización. Más del 40 % de los proyectos de RPA fracasan si no se comprenden adecuadamente los procesos empresariales candidatos a la automatización.

EMBARCARSE EN EL DESCUBRIMIENTO DE PROCESOS

En el caso de las organizaciones sin experiencia en la selección de procesos candidatos, resulta imprescindible contar con el descubrimiento de procesos como piedra angular de la implementación de la RPA. De esta forma, estas organizaciones pueden comprender qué procesos son más idóneos para beneficiarse de la automatización y obtener un retorno de inversión acelerado. Para las organizaciones experimentadas en RPA y en descubrimiento de procesos, siempre es recomendable conservar las mejores prácticas de descubrimiento de procesos y ejecutarlo de forma íntegra para el proceso empresarial que deseen automatizar.

MEJORES PRÁCTICAS DE DESCUBRIMIENTO DE PROCESOS

Es importante tener en cuenta que el hecho de que un proceso pueda automatizarse no significa que sea necesario automatizarlo. Aconsejamos a las organizaciones que se embarcan por primera vez en la RPA que empiecen identificando procesos estandarizados basados en reglas que impliquen diferentes sistemas y que requieran una automatización no intrusiva.

Las organizaciones deben evaluar las oportunidades de RPA en busca de procesos repetidos que impliquen el desplazamiento físico para reintroducir datos en diferentes sistemas. Deben identificar áreas donde el trabajo humano implica un procesamiento de datos estructurados y digitalizados que se basan en reglas predefinidas. Por supuesto, las tecnologías de automatización cuentan cada vez con más funciones de IA, por lo que también podrían plantearse para su automatización flujos de trabajos de larga duración más complejos y con datos no estructurados.

Sin embargo, si no contamos con capacidades de IA avanzadas, los procesos idóneos para la automatización deben presentar estas características:

Altamente manuales y repetitivos. Los procesos empresariales que el personal realiza diariamente y de forma periódica son los principales candidatos para la automatización y brindan el retorno de la inversión más rápido. Por el contrario, automatizar los procesos empresariales que los trabajadores llevan a cabo esporádicamente podría generar un retorno de la inversión más lento y perjudicar a la organización.

Basados en reglas. Los procesos empresariales más viables para la automatización deberían basarse en una serie de reglas delimitadas y predefinidas que todo el personal sigue al llevar a cabo un procedimiento.

Procesos arraigados y estandarizados. Los procesos seleccionados como candidatos para la automatización deben ser procesos bien establecidos y que no se sometan a cambios constantemente. El equipo encargado de analizar la idoneidad de las posibles automatizaciones debería tener en cuenta que un proceso debe contar con unos pasos definidos, un orden de ejecución específico y unos sistemas establecidos donde éste se ejecuta. Cuando una organización encuentra procesos empresariales que se ejecutan con diferentes métodos, pero obtienen los mismos resultados, dichos procesos deben estandarizarse a fin de optimizarlos y regularizarlos antes de poder someterlos a automatización.

Introducción de datos estructurados. Las organizaciones deben asegurarse de que todos los datos que se utilizan en un proceso empresarial están estructurados y digitalizados. Algunos de los datos introducidos con los que la RPA puede interactuar son hojas de cálculo de Excel, bases de datos o archivos JSON, HTML, XML, PDF o TXT, entre muchos otros. Si los datos no están en un formato estructurado o no están digitalizados, la RPA puede recurrir a tecnologías basadas en IA, como los procesos inteligentes de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y el procesamiento del lenguaje natural (PLN), para escanear datos, digitalizarlos y estructurarlos.

Necesidad de gestión de excepciones reducida. Cuando un proceso empresarial genera excepciones con frecuencia, significa que no es el mejor candidato para la automatización. No obstante, si una organización quiere automatizar un proceso empresarial que tiende a generar excepciones, primero debe analizarlo y determinar si es necesario invertir esfuerzos en su estandarización para mejorar su viabilidad de cara a la automatización.

Interacción entre varios sistemas. Los procesos empresariales que implican la interacción del personal con diferentes sistemas son muy buenos candidatos para la automatización, ya que los robots pueden interactuar con cualquier software para ejecutar tareas igual que lo haría un ser humano.

MINERÍA DE PROCESOS: HERRAMIENTA CLAVE EN EL DESCUBRIMIENTO DE PROCESOS

A medida que las organizaciones comprenden las características que deben tener los procesos empresariales para ser potenciales candidatos a la automatización, también es importante que estas aprovechen las herramientas adecuadas para identificar los principales procesos empresariales candidatos a la automatización.

En el descubrimiento de procesos usamos herramientas como la plataforma de minería de procesos UiPath, que ayuda a las organizaciones a identificar los mejores candidatos a la automatización dentro de la empresa.

Al aprovechar los datos existentes de las aplicaciones empresariales de la organización, obtenemos una compresión profunda de los procesos empresariales complejos. Gracias a la visión completa de los procesos de la organización que obtenemos, elaboramos gráficas detalladas que presentan cada proceso en orden cronológico de principio a fin.

Además, con la minería de procesos podemos ayudar a las organizaciones a identificar procesos ineficientes que podrían ser viables para la automatización. Al resaltar dónde se encuentran los cuellos de botella, así como las causas de la saturación de un proceso, podemos valorar el impacto que supone este proceso ineficiente en el resultado final.

Las partes interesadas en la RPA pueden basarse en los datos para tomar decisiones acerca de la automatización de procesos empresariales fundamentales. Por otra parte, esto permite a las organizaciones emplear etiquetas inteligentes y KPI para supervisar sus procesos empresariales y comprender los métodos que funcionan y los que no, así como optimizar sus procesos.

ESTANDARIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

Al inicio de este artículo comentamos cómo la crisis de la COVID-19 había acelerado la adopción de la automatización por parte de las organizaciones de todas las industrias. Actualmente, la crisis ha aumentado la necesidad de las organizaciones de hacer más tareas con menos esfuerzos. Por esa razón, la denominada «metodología Lean» se ha convertido en indispensable para el éxito de la automatización y el rápido desarrollo de la resiliencia empresarial.

Lean Six Sigma (LSS) es un complemento fundamental de la RPA. Gracias a LSS, las organizaciones consiguen reducir las tareas manuales al eliminar procesos innecesarios, además de agilizar y estandarizar procesos. Sin embargo, las organizaciones han descubierto que no pueden descartar todas las tareas rutinarias. Es en este punto donde la RPA demuestra su potencial, ya que amplía el conjunto de herramientas LSS con un enfoque que permite al negocio continuar mejorando y subiendo de nivel en la escala sigma sin necesidad de usar tecnologías disruptivas.

CÓMO BENEFICIA LEAN SIX SIGMA A LAS ORGANIZACIONES CON RPA

Identifica a los candidatos idóneos. Los procesos empresariales afectados por cuellos de botella son los mejores candidatos para la RPA. Las herramientas LSS, como el análisis de los cuellos de botella, permiten a las organizaciones identificar los procesos empresariales más viables dentro de la empresa identificando dónde existen obstáculos.

Mejora la estabilidad de los procesos. Las herramientas LSS mejoran la estabilidad de los procesos de las organizaciones al reducir la diversificación de los procesos y mejorar la viabilidad de estos para la automatización.

Aumenta la solidez del proceso. Mediante herramientas LSS, como el análisis modal de fallos y efectos (AMFE), las organizaciones descubren los posibles modos de fallo de un proceso empresarial y elaboran medidas de mitigación adecuadas para ellos, lo cual mejora la viabilidad del candidato para la automatización.

MEJORES PRÁCTICAS RELEVANTES PARA LA RPA CON LEAN SIX SIGMA

• Filtrar los procesos candidatos con Six Sigma.
• Estandarizar el rediseño de procesos en su Centro de Excelencia (CoE, por sus siglas en inglés) con pruebas LSS.
• Sistematizar el proceso de servicio.
• No automatizar procesos fallidos con correcciones temporales ni que generen muchas excepciones.

Como ya hemos planteado previamente, el descubrimiento de procesos es una pieza indispensable para toda implementación de RPA. Es importante que las organizaciones incluyan la recopilación de datos de tareas, el análisis de procesos y los datos granulares como elementos fundamentales del descubrimiento de procesos.

Si no se ejecuta el descubrimiento de procesos adecuadamente, las organizaciones podrían encontrarse con costes elevados y automatizaciones ineficaces, además de fracasar en su camino hacia la RPA. Empleando las herramientas correctas en el descubrimiento de procesos y filtrando los procesos con el método de optimización adecuado, las organizaciones consiguen agilizar la planificación e implementación de la RPA en toda la empresa.

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