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El Arma Secreta Para Mejorar Los Procesos Empresariales

Sep 28, 2023 | 5 min leer

COMPRENDER LA MINERÍA DE PROCESOS 

La tecnología de la minería de procesos brinda mayores oportunidades para la automatización y la optimización. Analiza los registros de eventos de las principales aplicaciones empresariales para proporcionar un rastro de auditoría digital de la actividad de los usuarios. La minería de procesos le ayuda a analizar, comprender y optimizar los procesos para desbloquear mayores beneficios empresariales. 

Estos procesos son tareas repetidas que deben realizarse continuamente como parte de las actividades normales de su negocio, pero a menudo no se han examinado para determinar si se ha implementado el método más eficiente. A menudo, estos procesos se desarrollan orgánicamente con el tiempo y evolucionan a medida que la empresa se adapta y crece. Esto a menudo significa que naturalmente contienen algunos subprocesos que no son realmente necesarios, o cuellos de botella que, cuando se identifican con la minería de procesos, se pueden eliminar para acelerar el proceso y reducir la carga de trabajo y las horas de trabajo necesarias para llevarlos a cabo. 

¿CÓMO FUNCIONA LA MINERÍA DE PROCESOS? 

La minería de procesos utiliza registros de eventos, que son listas cronológicas de eventos o acciones que muestran cada paso involucrado en un proceso empresarial de principio a fin. Los registros de eventos son registrados y mantenidos por muchas aplicaciones impulsadas por procesos para proporcionar un registro o rastro de auditoría de eventos y pasos tomados por los usuarios del sistema. Esto brinda una visibilidad completa y detallada sobre la naturaleza exacta de un proceso y permite un nivel de detalle y conocimiento que la tradicional cartografía de procesos en la sala de juntas puede no lograr. 

Una vez que estos registros de eventos han sido analizados mediante una combinación de software automatizado y herramientas de descubrimiento de procesos manuales mejoradas, los expertos en excelencia de procesos y/o herramientas de inteligencia artificial pueden examinar el flujo de trabajo para identificar oportunidades valiosas para reducir el esfuerzo y desplegar la automatización. Esto ayuda a optimizar el flujo de trabajo a nuevos niveles de velocidad y eficiencia. 

La implementación de la tecnología de minería de procesos es una forma segura de impulsar la eficiencia en una empresa. Sin embargo, la encuesta sobre Automatización Inteligente Global de Deloitte en 2022 informa que “si bien el 82 por ciento de todos los encuestados estuvo de acuerdo en que el uso de la minería de procesos produce mejores resultados que no usarla, solo uno de cada cinco (23 por ciento) de las organizaciones encuestadas la están utilizando”. 

Es evidente que la minería de procesos tiene un gran potencial para las empresas, y la falta de implementación hasta ahora muestra que muchas empresas están bien posicionadas para aprovechar la oportunidad de impulsar la eficiencia y la automatización con ella. 

DAR AUTONOMÍA A LAS PERSONAS PARA REALIZAR CAMBIOS 

Entonces, su equipo ha recibido capacitación en la metodología Lean y ha dedicado tiempo para trabajar en proyectos de mejora, ¿pero les ha dado la oportunidad de realizar cambios? 

¿Tienen la autonomía para tomar decisiones? ¿O existe un lamentable cuello de botella de aprobación que crea un obstáculo? 

Si sus empleados no tienen el rango suficiente para revisar y aprobar su propia implementación de mejora de procesos, se debe establecer un proceso rápido de aprobación/toma de decisiones para que puedan avanzar con sus mejoras a un ritmo más rápido. 

Hemos visto que muchos proyectos exitosos fallan debido a una guerra de desgaste al pasar por el proceso interno de aprobaciones. 

BENEFICIOS DE LA MINERÍA DE PROCESOS 

Un beneficio clave que brinda la minería de procesos es la capacidad de tomar decisiones basadas en datos para optimizar procesos. No es necesario seguir un enfoque de “a ciegas” cuando se utiliza esta tecnología; la visibilidad obtenida en cada etapa en el registro de eventos le permite identificar exactamente cómo y por qué debería realizar adaptaciones a su proceso empresarial. Esta visibilidad es en sí misma un beneficio: la transparencia en las operaciones es una gran ventaja que se obtiene de la minería de procesos. 

Otro gran beneficio de la minería de procesos, que todas las empresas desean aprovechar, es la reducción de costos. Las empresas pueden lograr una mayor eficiencia en costos al identificar pasos innecesarios en las tareas, que, al eliminarse, ahorran tiempo y aceleran los procesos. Esto significa que la empresa puede lograr más en menos tiempo y utilizar menos horas de trabajo para obtener mejores resultados. El tiempo ahorrado se puede dedicar a tareas de mayor valor. Entonces, no solo está ahorrando dinero, sino que también puede aprovechar su tiempo de manera más sabia. 

Un beneficio final para esta lista, que no es de ninguna manera exhaustiva, es la capacidad de mejorar continuamente sus operaciones y proyectos de automatización. La minería de procesos no es un proyecto “una vez y listo”. Es un proceso continuo que lo ayudará a identificar áreas para la optimización y la mejora de manera iterativa. Esto lo ayudará a transformarse con el tiempo para convertirse en una organización verdaderamente eficiente y a prueba de futuro. También significa que puede seguir optimizando sus procesos una y otra vez, de manera automatizada, para descubrir nuevas áreas donde puede ahorrar tiempo y dinero. 

CASOS DE USO DE LA MINERÍA DE PROCESOS 

Casi todos los sectores que dependen de computadoras y tecnología de la información para llevar a cabo procesos empresariales vitales pueden beneficiarse de la minería de procesos. Un gran ejemplo de un caso de uso de la minería de procesos se encuentra en los servicios financieros, específicamente en el ámbito de las hipotecas. 

El proceso de solicitud de hipoteca es notoriamente largo y conlleva muchos tiempos de espera, lo que ocasionalmente resulta en un rechazo. Aplicar la minería de procesos al proceso de solicitud identifica dónde se pueden reducir los tiempos de espera e incluso dónde se pueden reordenar los pasos del proceso de solicitud para reducir la probabilidad de pasar por pasos adicionales cuando el resultado sería un rechazo inevitable. Esto significa que se ahorra dinero en aquellas solicitudes que serían rechazadas; identificar esto de antemano significa que no se pierden horas realizando comprobaciones y trámites innecesarios. 

Cualquier industria que dependa del procesamiento de datos en software en la nube o en las instalaciones puede aprovechar la minería de procesos para reducir los cuellos de botella en el manejo de datos, ya sea en CRM, sistemas de gestión de contenido (CMS), software de nómina u otros procesos contables. 

Ayudamos a una empresa de biotecnología a crear un potencial de ahorro anual de casi €2.3 millones al implementar ocho procesos de extremo a extremo que optimizaron sus operaciones. Tres semanas después de implementar el primer flujo de acción, la organización pudo lograr ahorros en el resultado final de €350,000. Resultados como estos son un gran ejemplo del impacto positivo que la minería de procesos puede tener en su organización. 

IMPLEMENTACIÓN DE LA MINERÍA DE PROCESOS 

Entonces, está claro que la minería de procesos puede ser un cambio de juego en términos de eficiencia, optimización de costos y visibilidad en los procesos empresariales de su empresa. Pero, ¿cómo se hace? 

En Roboyo, abordamos la implementación de la minería de procesos de manera diferente aplicando los principios de Lean Six Sigma. Estos son una combinación de dos aspectos diferentes: Lean y Six Sigma. Lean implica descubrir cómo se pueden eliminar los esfuerzos desperdiciados en los procesos empresariales, como el papeleo innecesario y los tiempos de espera del cliente. 

Six Sigma utiliza estadísticas para encontrar áreas donde se pueden reducir defectos y errores, y disminuir la cantidad de variación en sus procesos. Combinados en Lean Six Sigma, este enfoque le ayuda a comprender sus procesos en mayor detalle y a identificar oportunidades de mejora. 

La minería de procesos traduce estas ideas en acciones que luego crean los impactos beneficiosos que mencionamos anteriormente. Con la información obtenida al aplicar Lean Six Sigma y las ideas de la minería de los registros de eventos, también puede resaltar las áreas clave de oportunidad para implementar tecnologías de hiperautomatización más amplias, como la automatización de procesos robóticos (RPA), que se pueden utilizar para encontrar aún más áreas para ahorrar tiempo y reducir costos. RPA puede ayudarlo a alcanzar el siguiente nivel de eficiencia con todo lo que ha aprendido de sus esfuerzos de minería de procesos, potenciando su estrategia de transformación digital y modernización. 

La minería de procesos ayuda a las empresas de todos los tamaños en una amplia gama de industrias a obtener nuevas ideas y visibilidad en sus procesos empresariales. Cuando se emplea junto con enfoques como Lean Six Sigma como parte de una estrategia más amplia de transformación digital y automatización, puede empoderar a su empresa para alcanzar nuevos niveles de eficiencia. Si desea saber lo que la minería de procesos puede hacer por usted, reserve una reunión hoy. 

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