Qu’est-ce que l’automatisation robotisée des processus?

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Andreas Obermair

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Dans ce blog, Andreas Obermair, « Global Practice Lead », reviennent sur les fondements de la RPA pour en explorer les avantages et les cas d’utilisation. 

Le terme de RPA a fait son apparition officielle aux alentours de 2012. Toutefois, ce n’est qu’à la fin des années 2010 qu’il s’est véritablement démocratisé, quand des entreprises exerçant dans divers secteurs (télécommunications, banques, assurances, santé, automobile ou encore construction) se sont mises à adopter les solutions RPA. Les fondateurs de Roboyo ont su identifier le potentiel de ces solutions afin d’optimiser plus que jamais les processus métiers. C’est ainsi que Roboyo a vu le jour en 2015. Aujourd’hui, la RPA est utilisée pratiquement dans chaque secteur et par de nombreuses professions comme les services RH, financiers, opérationnels, ou les équipes de service clients, entre autres.    

Les avantages de la RPA  

La RPA présente de multiples avantages. Son principal atout : les économies générées par les assistants digitaux, qui permettent de gagner en efficacité en exécutant les tâches récurrentes rapidement et à grande échelle.    

Une étude de KPMG a révélé que dans le domaine des services financiers, la RPA permet d’économiser jusqu’à 75 % des coûts pour les organisations, un chiffre que nous constatons souvent chez notre propre clientèle. Ces économies considérables peuvent être réinvesties au profit du personnel de l’organisation. La RPA libère du temps aux effectifs, ce qui leur permet de monter en compétences, et ainsi de prendre en charge des tâches plus complexes et à valeur ajoutée.    

Le déploiement de bots afin d’effectuer des tâches récurrentes sur les processus (saisie et manipulation de données et exécution de transactions, par exemple) ne permet pas uniquement de gagner du temps sur ces processus. Il libère également du temps pour le personnel, qui peut alors se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. L’entreprise gagne ainsi en efficacité et en productivité, et les employés s’épanouissent davantage au travail.    

Les bots RPA peuvent être assimilés à des membres supplémentaires de votre équipe, qui se chargent des tâches essentielles, mais rébarbatives pouvant engendrer de la frustration, voire du surmenage. Les missions les plus valorisantes et novatrices peuvent alors être confiées à vos talents.    

Les avantages de la RPA ne se limitent pas aux gains financiers et au bien-être au travail. Elle est également utile en matière de qualité des données. Le recours aux bots permet d’améliorer la qualité des données, car il élimine le risque d’erreurs manuelles. En renforçant la fiabilité des données de l’organisation à travers différentes entités, comme lors d’audits ou d’agrégation de données liées à la conformité, cette fonctionnalité permet aux organisations de prendre des décisions éclairées, d’utiliser et de partager les données en toute confiance et de prendre des décisions plus efficacement.  

Les nombreux cas d’utilisation de la RPA  

La RPA permet aux équipes des différents services de fluidifier les processus et d’accélérer la collecte, la validation, la migration et l’analyse de données. Les équipes bénéficient ainsi de données plus précises, et peuvent prendre des décisions plus rapidement.    

Voici quelques exemples pour vous permettre de mieux comprendre le déploiement de la RPA au sein de différents services ainsi que ses nombreux cas d’utilisation. 

Service financier:

Les équipes financières traitent des données hautement sensibles, qu’elles soient financières ou personnelles. La précision des données est alors primordiale. Dans le secteur financier, la RPA est utile pour les opérations suivantes :  

• Les extractions de données issues des relevés bancaires, les rapprochements de données, la notification automatique des comptables en cas de modification ou de problème ;  
• La préparation du bilan comptable ;  
• La prévision des risques ;    
• L’automatisation de la paie.    

Ressources humaines  

Les ressources humaines constituent un autre domaine où les données sont extrêmement importantes, par exemple dans le cadre des programmes analytiques de talents (« people analytics »). Toutefois, la RPA est aussi utile aux équipes RH au-delà du traitement de données. L’automatisation peut aider les équipes et responsables RH au niveau des tâches suivantes : 

• Intégration de nouveaux talents (la RPA rend ce processus plus efficace en l’accélérant et en réduisant les coûts) ;  
• Agrégation des CV, des résultats aux examens et évaluations, ainsi que des commentaires notés en entretien ;  
• Scraping de données depuis LinkedIn et d’autres sites de recherche d’emploi afin de comparer les données des candidats et des marchés de l’emploi ;  
• Vérification de l’expérience professionnelle.    

Service clients 

Si le service clients est un secteur centré sur l’humain, il peut également bénéficier des robots. Voici les domaines dans lesquels la RPA est utile aux membres du service clients :  

• Déploiement de chatbots pour orienter la clientèle vers le service ou les ressources adéquats ; 
• Traitement des demandes des clients et enregistrement des modifications apportées aux dossiers ;  
• Rassemblement des données clients, permettant aux agents de se concentrer sur les problèmes rencontrés par la clientèle ;   
• Modification des informations liées aux commandes ou au suivi et envoi de ces mises à jour par e-mail.    

Cette liste est loin d’être exhaustive : il ne s’agit là que d’un échantillon des équipes à qui bénéficie la RPA. Il nous faudrait plus qu’un simple blog pour détailler tous les cas d’utilisations de la RPA à différents postes. Pour en savoir plus, consultez notre page consacrée à la RPA.  

Les trois principaux composants de la RPA 

Déployer des bots afin qu’ils exécutent des tâches pour vous, pendant que vous travaillez sur d’autres missions : le propos semble plutôt futuriste et complexe. Toutefois, il suffit de décomposer les éléments de ce processus pour se rendre compte qu’il est bien plus simple qu’il n’y paraît.   

Automatisation des flux de travail  

L’automatisation des flux de travail est l’élément clé de la RPA. Vous pouvez automatiser un flux de travail complet, du début à la fin, en définissant des règles permettant au robot de mener chaque étape automatiquement, en toute autonomie.  

Fonctionnalités d’intégration  

Les fonctionnalités d’intégration qui composent la RPA sont en grande partie responsables de sa fluidité et de son efficacité. Grâce à la RPA, vous pouvez établir des liens entre les applications pour permettre aux robots de mener des tâches nécessitant l’utilisation de plusieurs applications ou logiciels différents. Vous pouvez également associer la RPA à l’automatisation intelligente, ce qui vous permet de recourir à des technologies d’intelligence artificielle (IA) pour venir combler les vides que la RPA seule ne parvient pas à remplir (quand les données sont non structurées ou manquantes, par exemple).  

Implémentation de la RPA  

L’implémentation de la RPA est l’étape la plus décisive du processus RPA, car une fois établie, les bots peuvent être exécutés de manière autonome. Voici le processus complet à suivre pour permettre une implémentation RPA efficace :  

• Identifiez les processus à automatiser ;  
• Évaluez et analysez le degré de complexité et de faisabilité de l’automatisation de ces processus ;  
• Développez les bots ;  
• À l’aide de l’automatisation des tests, testez minutieusement les bots développés ainsi que le comportement des applications ciblées ; 
• Informez les utilisateurs afin de faciliter et d’optimiser l’adoption de la RPA ;    
• Déployez les robots dans l’ensemble de l’organisation ;   
• Surveillez les robots et assurez leur maintenance.  

Conclusion

Il existe de nombreuses raisons d’implémenter la RPA. Cette technologie est bénéfique en matière de coûts, d’efficacité et d’épanouissement du personnel, entre autres. Elle permet à des robots logiciels d’exécuter des processus manuels essentiels, mais chronophages.   

Roboyo peut aider votre organisation à implémenter un programme RPA pour vous faire gagner du temps, de l’argent et réduire les risques d’erreurs et d’imprécisions. Contactez-nous dès aujourd’hui pour fixer un rendez-vous pour échanger au sujet de la RPA. 

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