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7 Aspectos A Tener En Cuenta Al Elegir Una Solución OCR/IDP

Apr 27, 2021 | 5 min leer

Autor

Roboyo

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Es un método para convertir archivos no estructurados, como facturas escaneadas, formularios, encuestas, recetas manuscritas, imágenes y documentos PDF no estructurados, en datos estructurados accesibles. Las actividades de procesamiento de documentos suelen ser manuales y tediosas y, debido al elevado número de documentos que se obtienen, resultan laboriosas y a menudo poco gratificantes para los trabajadores.  

UNA COMBINACIÓN PERFECTA  

En los sistemas remotos, los robots tienen dificultades para interpretar objetos como botones y campos de texto. Por eso algunos robots disponen de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y procesamiento inteligente de documentos (IDP). Con ellos, los RPA pueden leer, extraer y procesar datos de distintos formatos de documentos no estructurados, lo que permite utilizarlos en procesos empresariales automatizados sin necesidad de intervención humana.

Esto es especialmente importante, ya que la mayoría de las organizaciones reciben cantidades hercúleas de archivos semiestructurados y no estructurados, como facturas, pedidos de ventas, formularios de pólizas y comunicaciones de clientes, que el software de automatización básico basado en reglas no puede procesar completamente.

El éxito actual de la RPA se debe en gran medida a sofisticadas capas cognitivas como el reconocimiento óptico de caracteres, la PNL y otras aplicaciones basadas en IA. En los últimos años, los robots se han vuelto más perceptivos, pero aún faltan años para que puedan tomar decisiones muy complejas sin intervención humana. 

LO QUE IMPORTA  

Con una gran variedad de soluciones OCR/IDP en el mercado, te traemos los 7 aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de buscar la solución que mejor se adapte a tu negocio:

1. Encontrar una solución que pueda gestionar diferentes tipos de documentos 

Busque una solución de OCR/IDP que lea documentos con frases para comprender el contenido y el significado subyacentes, y que compruebe la precisión a nivel de campo, además de procesar una gran variedad de documentos y entradas de texto, así como imágenes de distinta calidad cuando llegan al dispositivo.  

Asegúrese de que la solución que va a implantar puede gestionar distintos idiomas y tipos de texto, como entradas manuscritas, cursivas, impresas y mixtas. Además, que pueda mejorar la calidad de la imagen para poder extraer datos de imágenes de baja resolución o distorsionadas. No olvides revisar el índice de precisión que tiene para distintos tipos de documentos.

2. Busque una solución fácil de configurar y utilizar 

Busque un sistema OCR/IDP con una interfaz de usuario que facilite a los trabajadores sin conocimientos técnicos la configuración y personalización de los casos de uso, la creación de nuevos formatos y el seguimiento de las métricas de éxito de la organización. Con la solución adecuada, los usuarios deben poder crear plantillas y describir y añadir nuevos campos de extracción en cualquier momento. 

Asegúrate de que la solución ha sido sometida a pruebas de usuario durante su desarrollo, que tiene en cuenta a los usuarios no técnicos y que es fácil para el administrador crear nuevos grupos y otras tareas frecuentes.  

3. Su solución tiene que estar dentro de su infraestructura existente 

A la hora de implantar una nueva tecnología, una de las cuestiones más comunes es qué parte de la infraestructura existente tendrá que adaptarse, así como si será necesario formar a los trabajadores en tecnologías y flujos de trabajo completamente nuevos.  

Priorice los procedimientos y proyectos que puedan tener el mayor efecto en el menor tiempo posible y, a partir de ahí, ayúdele a ampliarlos. Debe ser fácil de instalar, configurar y gestionar, con una API escalable y estable para las integraciones. Busque un proveedor que pueda ayudarle a adaptar la solución a su infraestructura actual.

Tenga en cuenta que la solución debe ser sencilla de configurar, ejecutar y gestionar. Fíjese en las herramientas de garantía disponibles para asegurar la coherencia desde el principio y a largo plazo.  

4. Busque un socio con visión de futuro 

El proveedor de soluciones perfecto se involucrará activamente en los problemas reales y sugerirá formas en las que la automatización inteligente puede solucionar el problema inmediato sin dejar de ser consciente de los problemas potenciales en el futuro. Busque un proveedor que siga invirtiendo en investigación y desarrollo y recuerde que un proveedor preparado para el futuro debe tener una sólida hoja de ruta de productos que pueda compartir con usted. Concierte una reunión con uno de nuestros expertos en automatización y descubra cómo podemos ayudarle.  

5. Encuentre una solución que le ayude a mejorar la satisfacción de sus clientes 

Un mejor servicio al cliente es también el único factor diferenciador que puede hacer o deshacer las métricas de retención y adquisición en el siempre cambiante y altamente desafiante entorno de mercado actual.  

Busque un enfoque OCR/IDP -y un proveedor de tecnología- que pueda vincular los datos de la extracción con los índices de conversión. Investigue si existen pruebas de que las tasas de pago se ajustan o superan las necesidades de los consumidores como resultado del ritmo y la precisión de la preparación y recuperación de registros back-end. Indagar sobre los índices de automatización correcta de la entrada de datos de los proveedores y cómo sus sistemas impiden que los errores de procedimiento lleguen a los buzones y bandejas de entrada de los consumidores.

6. Busque un socio que entienda la importancia de ofrecer resultados 

Trabaje con los proveedores para determinar todas las posibles ventajas financieras de adoptar su enfoque. Un cálculo completo del retorno de la inversión puede contener tanto datos obvios, como el ahorro de costes por el menor número de errores y operaciones manuales, como ventajas menos evidentes, como la reducción de las tasas de rotación. Descubra cómo cada solución IDP/OCR vinculará el producto a tiempos de respuesta más rápidos, una mejor experiencia del cliente y más ventas.  

Encontrar oportunidades para recortar gastos, recopilar más datos y aumentar las ventas y los beneficios son algunos de los objetivos. La mejor solución IDP/OCR debería mostrarle cómo su producto afecta a estos KPI con métricas sencillas.  

7. Considere la integración nativa y otras capacidades que le ayudarán con su programa de automatización 

No es ninguna sorpresa que el OCR y el RPA son una combinación ganadora cuando se trata de automatizar las operaciones diarias de una empresa. Aunque el OCR se utiliza para identificar y leer datos de diversas fuentes, el RPA ayuda a distribuir correctamente los datos a las estructuras organizativas adecuadas: correo electrónico, CRM, ERP y otras aplicaciones empresariales. 

La calidad y precisión del reconocimiento de texto y la integración nativa con RPA son factores críticos que influyen en el rendimiento final de un proyecto. El aprendizaje automático también se utiliza en soluciones de OCR más sofisticadas y complejas, lo que permite que la eficacia del reconocimiento de texto aumente con el tiempo a medida que crece la carga de procesamiento de documentos. 

Las organizaciones que todavía dependen en gran medida del papeleo escaneado deberían utilizar el OCR con RPA para simplificar sus procesos e impulsar la eficiencia operativa para una mayor parte de sus necesidades empresariales. Como resultado, al contemplar la automatización de procesos empresariales, es esencial explorar proveedores con sólidas capacidades de integración en plataformas RPA.

¿Qué herramientas existen?  

Vea a continuación la comparación de las características y las áreas de rendimiento de las principales herramientas de IDP/OCR que hemos identificado en el mercado, para ayudarle a tomar la mejor decisión a la hora de implementar capacidades de OCR en su empresa:  

Las empresas dedican diariamente una gran cantidad de tiempo a interpretar, aprender y procesar documentos. Las tecnologías OCR pueden ahorrar dinero y recursos a las empresas, así como reducir costes y aumentar la productividad cuando se combinan con RPA.  

Las empresas dedican diariamente una gran cantidad de tiempo a interpretar, aprender y procesar documentos. Las tecnologías OCR pueden ahorrar dinero y recursos a las empresas, así como reducir costes y aumentar la productividad cuando se combinan con RPA.  

Hable hoy mismo con uno de nuestros ingenieros de automatización y obtenga más información.  

Concierte una reunión.

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