ROBOYO X CADENA DE RESTAURANTES LÍDER
Roboyo
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CÓMO UNO DE LOS RESTAURANTES MÁS QUERIDOS DE AMÉRICA OPTIMIZÓ SU INFORMACIÓN DE DATOS CON AUTOMATIZACIÓN INTELIGENTE
Nuestro cliente, un ampliamente conocido grupo de restaurantes, necesitaba optimizar la información de datos sobre las compras de alcohol en sus locales franquiciados y optimizar los procesos relacionados con reembolsos.
Con presencia global, los procesos comerciales de la organización deben ser eficaces y eficientes para mantener los locales de los restaurantes abastecidos y a los clientes contentos. Estos procesos comerciales generaron altos volúmenes de datos que debían procesarse a través de múltiples sistemas, una tarea perfecta para la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)..
Nuestro cliente: el cliente es una cadena de restaurantes de marisco con sede en Estados Unidos. La compañía tiene más de 700 ubicaciones en todo el mundo y, en 2019, se involucró en la protección y preservación de nuestros océanos mediante la mitigación de residuos de plástico y equipo de pesca. A fines de 2020, la organización generó más de 2.500 millones de dólares en ingresos.
Se calcula que la organización ahorra alrededor de 2.000 horas al año al automatizar el proceso de ajuste de tarjetas de crédito y 755 horas anuales al automatizar los informes de compra de alcohol diarios, semanales y mensuales, lo que ayuda a mantener abastecidas y funcionando con éxito las franquicias. El proyecto supuso un ahorro estimado de hasta 83.000 dólares al año.
Se optimizó la experiencia de los empleados ya que fueron liberados de tareas manuales tediosas y pudieron dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.
La automatización integral de la información de compra de alcohol redujo al mínimo los errores humanos y garantizó suministros precisos a cada local.
Nuestro cliente necesitaba un socio de automatización para evaluar, implementar y mantener flujos de trabajo de automatización que ayudaran con la información de datos sobre las compras de alcohol y los reembolsos de los clientes. El objetivo era minimizar la cantidad de trabajo manual necesario y la posibilidad de errores humanos, optimizar la información de datos y los procesos comerciales, y ayudar a establecer un Centro de Excelencia (CoE) para garantizar la escala continua del programa de automatización.
Los restaurantes y proveedores de la empresa generaron altos volúmenes de datos que debían extraerse, compilarse y procesarse a través de múltiples sistemas de datos para generar informes diarios, semanales, mensuales y otros informes requeridos del Calendario de Contabilidad y Fiscal. Estos informes conciliaban datos de fuentes dispares, lo que resultaba en una tarea altamente manual y que consumía mucho tiempo para el personal de la organización. El proceso de informes era altamente volátil y propenso a errores debido a las variaciones de un mes a otro en el número de franquicias dentro de la cadena, así como a diferencias en el formato de los datos entre los proveedores. Esta variación requería que la automatización fuera flexible y robusta.
Los procesos dentro de los ajustes de transacciones con tarjeta de crédito llevaban mucho tiempo y eran problemáticos debido a inconsistencias en los datos. La cantidad de trabajo manual necesaria para reunir los datos antes de tomar medidas limitaba la capacidad de los analistas para actuar sobre la información preparada. El alto volumen y la complejidad del flujo de trabajo requerían empleados adicionales a tiempo completo para mantener este proceso. Además, el proceso para emitir ajustes de tarjetas de crédito era problemático debido a las inconsistencias en las solicitudes de ajuste del gestor, lo que causaba trabajo adicional para investigar e identificar elementos de datos críticos.
El primer proceso que Roboyo y la organización eligieron para la automatización fue el informe de compra de alcohol. Proporcionamos a la organización liderazgo de proyecto, orientación y ayuda en el desarrollo, despliegue e implementación de múltiples soluciones de RPA flexibles e integrales de UiPath para respaldar el seguimiento de Órdenes de Compra de Alcohol en una aplicación web llamada “Harmony by iControl”. La solución diaria extrae y reúne las Órdenes de Compra de Alcohol de sus restaurantes cada día, procesando más de 180 elementos para crear un informe diario que realiza un seguimiento de las Órdenes de Compra, asegurando el suministro a todos los restaurantes e identificando cualquier solicitud pendiente.
Al final de cada Semana Fiscal, la solución Semanal concilia los datos de la organización con los datos de ventas de cada restaurante y los datos de los sistemas de los proveedores para asegurarse de que no existan disparidades, que se contabilizan todos los importes y para identificar cualquier orden de compra no realizada o errores que deban corregirse. A continuación, se crea un informe de la Semana Fiscal que contiene más de ~1,800 registros de Órdenes de Compra de Alcohol completadas y conciliadas.
Nuestros expertos de Roboyo también ayudaron a establecer y optimizar el Centro de Excelencia (CoE) de la empresa y el marco de RPA, permitiendo que sus operaciones se amplíen a medida que se expande el programa de automatización. Además, proporcionamos a su equipo de desarrollo conocimientos fundamentales sobre las mejores prácticas para el desarrollo de RPA, así como puntos de partida para los estándares de código, componentes reutilizables, descripciones generales del marco y material de desarrollo técnico similar.
La segunda automatización desarrollada se centró en los ajustes de transacciones con tarjeta de crédito. Este flujo de trabajo de automatización tenía como objetivo automatizar suficientes horas de trabajo para compensar el coste de capital y establecer un equipo interno de recursos de RPA.
Roboyo rediseñó la solución existente para corregir los datos. Mediante la automatización, las solicitudes se descargaban del portal de solicitudes y se enviaban al almacén de datos para comparar e incluir datos precisos y puntos de datos adicionales para procesar los ajustes automáticamente. También determinamos que cualquier solicitud que no devolviera detalles completos se marcaría como excepción para que la analizara una persona del equipol.
Una vez que el robot devolvía los datos del almacén de datos, los adjuntaba a las solicitudes. Los elementos que los robots ya habían procesado como ajustes se exportaban al sistema de contabilidad para el registro automático. Posteriormente, los registros que el sistema no había procesado para el ajuste eran procesados por los robots en el sitio de tarjetas apropiado para emitir un reembolso al cliente cuando se cumplía un criterio definido. Además, todos los ajustes realizados se actualizaban en el registro de la solicitud y se marcaban para su exportación al sistema de contabilidad.
Al hacer que un robot que descargara las solicitudes, analizara los datos con el almacén de datos y automatizara la extracción contable, los empleados pudieron ahorrar hasta 1-2 horas de trabajo manual cada día. Además, al aprovechar la RPA para validar los datos con el almacén de datos y proporcionar detalles adicionales, Roboyo ayudó a mejorar la eficiencia de los empleados para que fueran más productivos en la resolución de excepciones y ajustes que no estaban incluidos en el alcance de la automatización.
La automatización del sitio principal donde se reciben más del 65% de las solicitudes diarias ha ahorrado a la organización unas 4-6 horas adicionales de trabajo manual por día laborable. Además, todo este procesamiento se realiza fuera del horario laboral, por lo que una vez que los empleados comienzan a trabajar cada día, los datos de excepción que el bot no pudo procesar están listos para que ellos los gestionen.
Los resultados se pueden resumir en una mejora de la eficiencia del proceso manual, que pasó de 1 día de trabajo manual a 1 hora de trabajo del robot, eliminando 8 horas de trabajo manual al día, lo que ahorra hasta 40 horas semanales. Los empleados fueron liberados de trabajos manuales tediosos y ganaron la capacidad de dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.