ROBOYO X QUEENSLAND UNIVERSITY OF TECHNOLOGY
Roboyo
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Si bien la Universidad de Tecnología de Queensland (QUT) ofrece a los estudiantes, investigadores y socios algunos de los entornos más progresistas y tecnológicamente avanzados del mundo, algunos de sus procesos internos estaban desactualizados y eran ineficientes y costosos.
Roboyo logró una verdadera transformación digital al reemplazar los procesos manuales existentes por automatización inteligente, mejorando exponencialmente la experiencia de incorporación del personal docente, lo que resultó en un ahorro del 50% y en una aceleración del tiempo de procesamiento en un 86%.
Nuestro cliente: la Universidad de Tecnología de Queensland (QUT) es una reconocida universidad australiana que ofrece aprendizaje en el mundo real, enseñanza relevante e investigación aplicada con una perspectiva global para la próxima generación de agentes de cambio mundiales. QUT cuenta con aproximadamente 50.000 estudiantes, 13 facultades y una destacada comunidad de exalumnos que impacta en Australia y en el extranjero.
El equipo de Roboyo entregó la solución de automatización de QUT en solo 8 semanas.
Los tiempos de procesamiento son ahora un 86% más rápidos.
El coste del procesamiento de solicitudes de nombramiento se ha reducido en un 50%.
La gestión de una universidad próspera con una curva de crecimiento positiva conlleva desafíos inherentes. Con procesos internos obsoletos e ineficientes, los desafíos asociados estaban costando tiempo y dinero a QUT.
La necesidad de eliminar procesos manuales repetitivos y la duplicación de trabajo, solucionar problemas de cumplimiento y reducir significativamente los costes empresariales siempre estuvo presente.
En particular, el proceso de nombramientos de Recursos Humanos (RRHH) de QUT era largo, ilaborioso, propenso a errores, caro y generaba un alto riesgo potencial en términos legales y de cumplimiento.
Con 13 facultades diferentes, el departamento de Recursos Humanos de QUT gestionaba más de 6.500 contratos de empleados anualmente, 3.000 nuevos nombramientos y de 14.000 a 17.000 nombramientos de empleados académicos temporales cada año. Este enorme volumen era manejado por un equipo de solo seis personas, utilizando seis formularios en papel diferentes. Los formularios de empleo tenían cuatro páginas de extensión, requerían un promedio de cinco pasos de aprobación separados y podía llevar hasta dos semanas antes de que un posible empleado recibiera su contrato.
Después de una extensa evaluación del mercado, QUT seleccionó a Roboyo para conseguir la eficiencia que necesitaban para ofrecer mejores resultados al personal y a los estudiantes.
Para QUT era crucial que el proyecto abordara la necesidad de reducir la burocracia, estandarizar y automatizar procedimientos repetitivos, mejorar el cumplimiento de procesos y la gestión de riesgos, crear rutas de auditoría visibles, permitir a los propietarios de empresas supervisar e informar sobre los indicadores clave de rendimiento y reducir los costes operativos; todo ello mientras se creaba una experiencia excepcional para el personal y los estudiantes.
Tras consultar con el equipo de QUT, Roboyo identificó la tecnología de bajo código como la solución más óptima y, concretamente, la plataforma de transformación digital de Appian.
Con una combinación de bajo código, automatización de procesos robóticos (RPA) y gestión de procesos empresariales (BPM), Roboyo digitalizó el proceso de aprobación de RRHH altamente manual y que consumía mucho tiempo, reemplazándolo por un sistema que cumple con la política y los procedimientos y permite la aceptación en línea por parte de los nuevos empleados.
El proyecto de automatización inteligente abordó varios impulsores clave de cambio, incluida la necesidad de mejorar las experiencias del personal y los estudiantes, reducir el riesgo de cumplimiento y reducir los costes operativos.
En tan solo 8 semanas, al eliminar todos los puntos de duplicación y manejo manual, la solución de Roboyo dio lugar a tiempos de tramitación un 86% más rápidos y redujo el coste del procesamiento de solicitudes de nombramiento en un 50%. También se consiguió un alto grado de integridad de datos junto con una ruta de auditoría transparente.
La integración de RPA ha permitido a QUT adaptar las nuevas plataformas para trabajar con procesos y tecnología existentes, como la nómina. Esto ayudó a maximizar el ROI y mantener el coste y la duración total del proyecto al mínimo, al tiempo que se lograban mejoras significativas.
En el primer semestre de funcionamiento, el nuevo sistema permitió que todos los nombramientos académicos temporales fueran introducidos por un robot, liberando a los empleados de nóminas y RRHH de la introducción de datos, que consumía mucho tiempo.
También ha mejorado la experiencia del empleado y la privacidad de las personas nombradas, ya que ahora pueden introducir sus propios datos personales una vez aprobada la solicitud.
Al transformar sus operaciones de RRHH, QUT ha visto un aumento significativo en la motivación del personal y la satisfacción general en el trabajo. Los equipos de QUT ahora pueden centrarse en tareas esenciales para el crecimiento de la universidad mientras aprovechan la automatización inteligente en sus sistemas para tareas repetitivas en procesos intensivos.
“El 35% de los empleados reciben ahora sus contratos el mismo día. Solía llevar hasta 41 días convertir un formulario en un contrato. Esta transformación habilitada por Appian es realmente notable. El equipo de Roboyo, en particular, ha desempeñado un papel clave para ayudarnos a sacar el máximo partido de la implementación.”
Denise Toman, Directora Asociada, Mejora de Procesos Empresariales de QUT