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La Importancia Del Diseño En La Automatización

Jan 25, 2023 | 5 min leer

Caleb Trantow, responsable de Implementación de Roboyo en Estados Unidos, explica que hay una tendencia a querer beneficiarse de inmediato del potencial de la automatización sin tener en cuenta la importancia del diseño.

Imagina por un momento que quieres construir la casa de tus sueños. Has encontrado el solar perfecto, tienes proyectadas todas las estancias y acabados y has encontrado a unos constructores muy profesionales que harán tu sueño realidad. Y no solo eso: los propios constructores te aseguran que podrían empezar la semana que viene.

¡Pero ojo! Aún no te han enseñado el proyecto. Tampoco te han puesto ninguna pega a nada de lo que les has pedido ni te han aconsejado sobre las dudas que les has planteado. No habéis hablado de permisos ni de normativas, ni de cuáles son los pasos más habituales para que el proyecto salga adelante sin tropiezos.

¿Qué haces? ¿Les das luz verde? Sin afrontar en detalle la fase de diseño, probablemente digas que no.

Diseñar antes de automatizar

Esta misma situación se aplica a los proyectos de automatización. En primer lugar, piensa en lo importante que es la fase de diseño.

Con frecuencia, los departamentos internos de desarrollo —en especial, en materia de automatización— quieren percibir cuanto antes el retorno de la inversión, y de ahí que no se demoren en poner en marcha un proyecto. Hay presión por gastar rápido el presupuesto a fin de obtener resultados.

Como consecuencia, también hay prisa por pasar a la fase de desarrollo, y esta visión tan habitual nos conmina a conformarnos con un código de peor calidad, plazos menos fiables, sobrecostes y, en general, poca satisfacción.

Entender el porqué

En lugar de centrarnos en «qué» queremos automatizar, preguntémonos «por qué». Al fin y al cabo, un proceso se automatiza más rápido cuando los pasos aún no se han definido, y los actuales quizás sean demasiado complejos, tediosos y obsoletos.

Por este motivo, en Roboyo apostamos por incorporar las etapas de análisis y diseño al inicio del proceso a fin de conocer tus objetivos comerciales y desarrollar una solución a medida. 

Si la respuesta al «por qué» es «porque siempre lo hemos hecho así», esta es la oportunidad de empezar a trabajar mejor. Mejorar los procesos —por ejemplo, aplicando la consultoría Six Sigma y la metodología de gestión Lean — puede dar buenos frutos. 

Si el proceso no funciona, la automatización tampoco

Todos conocemos la expresión «garbage in, garbage out» en el entorno de la gestión de datos. Pues lo mismo sucede con los procesos. Si el proceso es ineficiente, también lo será la automatización. 

Muchas consultoras se limitan a familiarizarse con el proceso actual del cliente para automatizarlo clic a clic sin ir más allá. Tienen a un desarrollador en plantilla que se encarga de que las automatizaciones hagan de forma rápida y, aparentemente, sin contratiempos. No obstante, unas semanas después, empiezan a surgir los primeros problemas: unos requisitos que no se han cumplido o un retraso en el código de una capa compleja de lógica empresarial que quizás no tenía razón de ser. 

Llegados a este punto, será inevitable que surjan retrasos. Y las tres semanas iniciales empiezan a alargarse y no ves la luz al final del túnel…

¿Qué ocurre entonces? Los desarrolladores reciben presiones para cumplir el plazo acordado sin pasarse de presupuesto, por lo que empiezan a recortar aquí y ahí y se olvidan de algunos requisitos. ¿Y qué hay de la documentación de calidad? Mejor no hablar de eso. 

Llega la prueba de aceptación del usuario (UAT). El código se presenta de acuerdo al «happy path» en un vídeo de demostración. Todo pinta bien, excepto una cantidad sospechosa de saltos e interrupciones. Decides enviarlo a Producción, porque así se lo prometiste a tu jefe, pero el resultado empieza a hacer agua. El proceso falla en una de cada dos ejecuciones y se convierte en la pesadilla del equipo de asistencia.

El objetivo era que esta automatización fuera la primera de muchos procesos similares, que formara parte de una solución escalable. Sin embargo, el código es un cajón de sastre y no puede aprovecharse se mire por donde se mire.

¿El resultado? Decepción con el proceso de automatización. Piensas que tanto esfuerzo no ha valido la pena y la historia acaba antes siquiera de empezar.

El diseño técnico es lo primero

En Roboyo, hacemos las cosas de otra manera. No involucramos a los desarrolladores hasta que no estamos seguros de haber entendido las necesidades concretas de la empresa y de disponer de un diseño técnico exhaustivo que aborde todos los requisitos del cliente. Así es como trabajamos: 

1. Conocemos tus procesos 

Imagina, por ejemplo, que tu empresa lleva a cabo los pasos A, B, C, D y E, pero, tras una reunión con nosotros, averiguamos que ese informe tan complejo que creas en el paso B ya no lo usa nadie en la empresa. 

¿Y la supervisión manual del paso D? Quizás ya no es necesaria, porque la automatización ya nos garantiza exactitud y coherencia. Como resultado, el plazo de desarrollo se acortaría, porque no hay tantos pasos para automatizar.

2. Pensamos a largo plazo

Nuestras soluciones están preparadas para el futuro. No solo diseñamos pensando en el proceso que quieres automatizar en cuestión de tres semanas, sino teniendo en cuenta los diez futuros procesos que se desarrollarán con una funcionalidad similar. 

La idea es crear un proceso estándar que funcione con estos diez flujos y garantizar que los inputs y outputs sean uniformes para poder reutilizar el código y escalar rápidamente las futuras automatizaciones. 

A largo plazo, puede que incluso te interese la hiperautomatización, que es un ecosistema de procesos en el cual tienen lugar numerosas automatizaciones a la vez para disfrutar de mayores beneficios. Así pues, conviene saber qué procesos comparten unos criterios de diseño similares con vistas a alcanzar el siguiente nivel de transformación. 

3. Preparar el terreno

En Roboyo, damos mucha importancia a la fase inicial del proyecto. Por eso, nos reunimos con nuestros técnicos y expertos en diseño de procesos para sentar una base sólida a partir de la cual escalar. 

La finalidad es concretar las necesidades de la empresa y determinar qué pasos se deben seguir, así como identificar los obstáculos para poder sortearlos. 

Esta forma de trabajar nos aporta seguridad en nuestros plazos, ya que, al arrancar la fase de desarrollo, ya nos hemos tomado el tiempo necesario para ver el cuadro general. 

Otro aspecto clave que nos ayuda a cumplir los plazos es comunicarnos con frecuencia y total sinceridad con nuestros clientes. Esto les brinda confianza y les permite ver el potencial de la automatización. 

Multiplica el ROI de tus programas de automatización

La automatización presenta numerosas ventajas: nos ahorra tiempo, ofrece unos resultados de calidad, mejora el bienestar de los empleados y nos permite centrarnos en tareas más productivas. 

¿Quién no querría aprovechar todas estas ventajas desde el minuto uno? Sin embargo, como bien dice el refrán, poco a poco se llega lejos. Y con paciencia, planificación y anteponiendo el diseño y la escalabilidad a la etapa de desarrollo, el proyecto de automatización dará ese retorno de la inversión esperado que tantas veces has visto en las presentaciones de ventas.

¿Necesitas ayuda con la fase de diseño?

Roboyo trabaja codo a codo con tu empresa para alcanzar el Next Level de la transformación digital y desarrollar las soluciones técnicas que necesitas para triunfar. 

Solicita hoy mismo una reunión con uno de nuestros expertos en automatización. 

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