Worin unterscheidet sich robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) von intelligenter Automatisierung?

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Andreas Obermair

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Als Leiter der globalen Praxis für intelligente Automatisierung bei Roboyo taucht dieses Thema regelmäßig in unserem Bestreben auf, das Technologieökosystem unserer Kunden auf das nächste Level zu bringen. Aus diesem Grund wollten mein Kollege, der Experte für intelligente Automatisierung, Sava Tomov, und ich uns eingehend mit den Unterschieden und des Potenzials der beiden Ansätze befassen. 

Sowohl die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) als auch die intelligente Automatisierung ermöglichen es, das Potenzial Ihrer Belegschaft durch den Einsatz von Technologie zu steigern, indem sie ihnen sich wiederholende, manuelle Aufgaben abnehmen. In einem Unternehmen, in dem ein Großteil der manuellen Arbeit von Robotern erledigt wird – und zwar viel schneller, als es Menschen könnten – können Mitarbeiter:innen höherwertige Aufgaben übernehmen. Dies sind Aufgaben, die strategisches Denken, vorausschauende Planung, Kundeninnovation und für die Zusammenarbeit so wichtige Soft Skills erfordern. 

RPA ist eine programmierbare Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Software-Roboter zu entwickeln und einzusetzen, um sich wiederholende Aufgaben nachzuahmen und zu automatisieren. Intelligente Automatisierung ist ein Oberbegriff für eine Reihe unterschiedlicher, aber verwandter Technologien, die künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessmanagement und RPA umfassen. Da RPA die menschliche Intelligenz nicht simuliert, wird sie als ergänzendes Werkzeug zur intelligenten Automatisierung betrachtet.  

Zusammen dienen RPA und intelligente Automatisierung dazu, die menschliche Arbeitskraft eines Unternehmens zu ergänzen und zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit bei geringeren Kosten zu steigern. Eine gut integrierte hybride (menschliche und digitale) Belegschaft vereint die beste Technologie mit all dem Fachwissen, den Fähigkeiten und der Detailgenauigkeit, die Ihre Mitarbeiter:innen mitbringen.    

Überblick über RPA 

Zu den gängigen Aufgaben, die sich für die Automatisierung mittels RPA eignen, gehören die Bearbeitung von Rechnungen, die Dateneingabe, Softwaretests, das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, IT-Service-Desk-Aufgaben und die Berichterstellung.  

Ein Software-Roboter führt die Schritte zur Erledigung einer Aufgabe viel schneller und effizienter aus als ein Mensch, und zudem mit geringerer Fehlerwahrscheinlichkeit. Hinzu kommt, dass ein Roboter bei der Erledigung einer Aufgabe möglicherweise nicht dieselben Schritte wie ein Mensch ausführen muss, was ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung führt. Ein Mensch würde eine logische Abfolge einhalten und zuerst ein Dokument öffnen, auf eine Datenquelle zugreifen, die Daten aktualisieren und dies anschließend für das nächste Dokument wiederholen. Für einen Bot kann es dagegen effizienter sein, alle Daten auf einmal zu sammeln und dann alle Dokumente in einer separaten Batch-Aufgabe zu aktualisieren.  

Regeln und strukturierte Daten sind entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung mit Hilfe von Robotic Process Automation. Wo Prozesse ohne unerwartete Überraschungen abgebildet und automatisiert werden können, kann RPA viele gängige Geschäftsprozesse schnell und in großem Umfang und zu jeder Tages- und Nachtzeit ausführen.    

Dabei sind Regeln äußerst wichtig. Werden sie gebrochen, besteht die Gefahr, dass RPA versagt. In einem solchen Fall benötigen Bots menschliche Hilfe. Zur Lösung des Problems kann ein:e menschliche:r Miterbeiter:in die Ausnahme beseitigen oder die Regeln so abändern, dass die Abweichung bewältigt werden kann. Aber auch hier kann intelligente Automatisierung zum Einsatz kommen.  

Überblick über intelligente Automatisierung   

Je nach Anwendungsfall basiert die intelligente Automatisierung auf RPA und wird mit einer Reihe von KI-Technologien ergänzt, darunter:   

• Maschinelles Lernen (ML)  
• Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) 
• Intelligente Dokumentenverarbeitung (z. B. optische Zeichenerkennung (OCR) oder Datenklassifizierung) 
• Konversationelle und generative KI  

Intelligente Automatisierung ist in der Lage, hochfunktionale Aufgaben auszuführen und mit weniger strukturierten Dateneingaben zu arbeiten. Durch den Einsatz von KI-Technologie im Rahmen einer Automatisierungslösung ist es möglich, den Umfang sowohl der Eingaben als auch der Ergebnisse zu erweitern, sodass weniger Ausnahmefälle auftreten, die menschliches Eingreifen erfordern.  

Worin unterscheidet sich robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) von intelligenter Automatisierung?   

Robotic Process Automation stützt sich auf vorhersehbare Regeln und strukturierte Daten, um ein wiederholbares und logisches System für die Erledigung von Aufgaben zu schaffen. Wenn sowohl die Regeln als auch die Daten den Automatisierungsregeln folgen, können die Roboter Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigen als ein Mensch. Automatisierungsregeln lassen sich leicht anpassen, um Änderungen im Ablauf zu berücksichtigen oder um neue Datenformate oder -quellen hinzuzufügen.    

Durch den Einsatz von KI als Ergänzung zu RPA kann der Automatisierungsprozess zusätzlich optimiert und analysiert werden. Mithilfe von KI-Technologien kann die intelligente Automatisierung „Lücken füllen“, wenn Daten fehlen oder Regeln nicht von RPA befolgt werden können, ohne dass diese geändert werden. Intelligente Automatisierung kann den Bedarf an menschlichen Eingriffen durch Analyse, Extraktion von Erkenntnissen und Prognosen über Eingaben und Ergebnisse verringern. Auf diese Weise wird die Automatisierungslösung robuster, da sie sich anpassen kann, wenn Regeln nicht befolgt werden oder die Eingaben unstrukturiert sind.  

Robotergestützte Prozessautomatisierung und intelligente Automatisierung im Vergleich 

RPA eignet sich perfekt für die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mit völlig vorhersehbaren Schritten und Ergebnissen. Derartige Aufgaben oder Geschäftsprozesse lassen sich schnell und fehlerfrei bearbeiten. Beispiele für diese Art von Aufgaben sind die Dateneingabe, bei der ein Formular oder eine Kalkulationstabelle mit aktualisierten Daten aus einer oder mehreren Quellen gefüllt werden muss; die Rechnungsverarbeitung, bei der Daten aus Rechnungen entnommen werden müssen, um sie zu validieren und in Finanzsysteme einzupflegen; und die Automatisierung von Softwaretests, bei der neue Software robusten Tests mit Dateneingaben unterzogen werden muss, um sicherzustellen, dass sie der normalen Nutzung in einer Produktionsumgebung gewachsen ist.  

RPA bildet in der Regel die Grundlage, wohingegen die intelligente Automatisierung schrittweise in die Lösung integriert wird. Die intelligente Automatisierung kann als eine ständige Weiterentwicklung und Verfeinerung von Automatisierungen betrachtet werden. Intelligente Automatisierung eignet sich beispielsweise gut zum Einsatz im Kundenservice, wo sie auf verschiedene Benutzereingaben reagieren kann, um automatisierte Antworten zu liefern oder menschliche Mitarbeiter:innen zu unterstützen. Sie kann die intelligente Dokumentenverarbeitung unterstützen, indem sie unter Verwendung der Verarbeitung natürlicher Sprache Daten aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert und klassifiziert. Darüber hinaus kann intelligente Automatisierung HR-Teams dabei helfen, neue Kandidat:innen auszuwählen und Teile des Onboarding-Prozesses von Neuzugängen zu automatisieren. 

Es gibt viele weitere Anwendungsfälle für RPA und intelligente Automatisierung. Wo immer Menschen durch manuelle Aufgaben ausgebremst werden, die sie in ihrer Kreativität einschränken, kann dieses leistungsstarke Duo mit großer Wahrscheinlichkeit Abhilfe schaffen.    

Fazit 

RPA und intelligente Automatisierung haben das Potenzial, die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu revolutionieren und die Effizienz, Produktivität und Markteinführungsgeschwindigkeit zu verbessern. Beide Technologien sollen menschliche Mitarbeiter:innen nicht ersetzen, sondern dienen vielmehr dazu, eine effektivere, hybride Belegschaft zu schaffen, die menschliche Fähigkeiten mit digitalen Fertigkeiten ergänzt – ein Konzept, das wir „Human+“ nennen. Dieser integrierte Ansatz steigert nicht nur das menschliche Potenzial in Ihrem Unternehmen, sondern sorgt auch für optimale Kosteneinsparungen und Zeiteffizienz. 

Roboyo kann Ihnen helfen, Ihre geschäftlichen Herausforderungen mit modernsten Automatisierungslösungen zu bewältigen. Ausgerüstet mit einem umfassenden Toolkit, das RPA und intelligente Automatisierung umfasst, identifizieren wir die optimale Lösung, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln und das volle Potenzial Ihrer Belegschaft zu erschließen. 

Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit uns und nehmen Sie Ihre Transformation in die Hand. 

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