Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung?

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Andreas Obermair

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In diesem Blog und der Global Practice Lead, Andreas Obermair, auf die Grundlagen von RPA zurück und erläutern die entsprechenden Vorteile und Anwendungsfälle. 

Der Begriff RPA wurde zwar bereits um 2012 geprägt, setzte sich aber erst in den späten 2010er Jahren wirklich durch, als Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen wie Telekommunikation, Bankwesen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Automobilindustrie und Fertigung begannen, RPA-Lösungen einzuführen. Die Gründer von Roboyo erkannten das Potenzial von RPA, die Effizienz von Unternehmensprozessen zu revolutionieren, und so wurde 2015 Roboyo gegründet. Heute wird RPA in fast jeder Branche und in einer Vielzahl von Funktionen eingesetzt, beispielsweise im Personalwesen, Finanzwesen, Betrieb, Kundenservice und in vielen anderen Bereichen.  

Die Vorteile von RPA  

RPA bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wobei der Hauptvorteil in der Kostensenkung liegt, die durch Effizienzsteigerungen bzw. die schnellere und umfangreichere Bearbeitung durch Softwareroboter erzielt werden.  

Eine Studie von KPMG ergab, dass der Einsatz von RPA in der Finanzdienstleistungsbranche die Kosten für Unternehmen um bis zu 75% senken kann – eine Zahl, die wir bei unseren eigenen Kunden häufig sehen. Diese beträchtlichen Einsparungen können in die Mitarbeiter des Unternehmens reinvestiert werden, um sie mit der durch RPA eingesparten Zeit für komplexere und hochwertigere Aufgaben zu qualifizieren.    

Der Einsatz von Bots zur Übernahme von sich wiederholenden und prozessgesteuerten Aufgaben, wie der Dateneingabe und -bearbeitung sowie der Ausführung von Transaktionen, spart nicht nur Zeit bei diesen Prozessen, sondern setzt zudem bei den Mitarbeitern Zeit für höherwertige, strategisch wichtigere Aufgaben frei. Das Ergebnis ist ein höherer Mehrwert für das Unternehmen in Form von Effizienz, Produktivität und größerer Arbeitszufriedenheit unter den Mitarbeitern.   

Stellen Sie sich RPA-Bots als zusätzliche Teammitglieder vor, die die wesentlichen, aber langweiligen Aufgaben übernehmen, die zu Frustration und Burnout führen können, und die lohnendere, innovative Arbeit Ihren talentierten Mitarbeitern überlassen.    

RPA bietet nicht nur finanzielle Vorteile und sorgt für eine bessere Stimmung unter den Mitarbeitern – auch die Datenqualität wird verbessert. Der Einsatz von Bots führt zu einer höheren Genauigkeit, da manuelle Fehler so gut wie ausgeschlossen sind. Indem das Vertrauen in die Unternehmensdaten gestärkt und ihre Zuverlässigkeit über verschiedene Einheiten hinweg ermöglicht wird, z. B. bei Audits oder bei der Zusammenführung von Daten im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, Daten sicher nutzen und austauschen sowie effiziente Entscheidungsprozesse durchlaufen.  

Die vielen Anwendungsfälle von RPA  

RPA ermöglicht es Teams in allen Geschäftsbereichen, Prozesse zu rationalisieren und die Datenerfassung, -überprüfung, -migration und -analyse zu beschleunigen. Dadurch profitieren die Teams von einer höheren Datengenauigkeit und einer schnelleren Entscheidungsfindung.  

Um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie verschiedene Unternehmensbereiche RPA einsetzen und welche Anwendungsfälle es für RPA gibt, sehen wir uns nun ein paar Beispiele an. 

Finanzabteilung:

Finanzabteilungen arbeiten mit hochsensiblen Daten – sowohl Finanzdaten als auch personenbezogene Daten. Daher ist Datengenauigkeit von größter Bedeutung. In der Finanzabteilung kann RPA-Folgendes leisten:  

• Datenextraktion aus Kontoauszügen, Datenabgleich, automatische Benachrichtigung der Buchhaltung über Änderungen oder Probleme  
• Erstellung von Bilanzberichten  
• RiRisikoprognosen  
• Automatisierung der Lohnbuchhaltung  

Personalwesen:

Auch im Personalwesen sind Daten von größter Bedeutung, beispielsweise bei People-Analytics-Programmen (PA). Teams im Personalwesen nutzen RPA jedoch für mehr als nur Datenverarbeitung. Automatisierung kann Teams und Führungskräfte in der Personalabteilung beifolgenden Aufgaben unterstützen: 

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter – RPA sorgt für mehr Effizienz, indem es das Onboarding beschleunigt und so Zeit und Geld spart 
• Zusammenführung von Lebensläufen, Prüfungs-/Assessmentergebnissen und Gesprächsnotizen 
• Data Scraping von LinkedIn und anderen Stellenbörsen zum Vergleich von Bewerberdaten und Arbeitsmarktdaten 
• Überprüfung von Daten zu bisherigen Beschäftigungsverhältnissen  

Kundenservice:

Obgleich im Kundenservice der Mensch im Mittelpunkt steht, können Roboter auch hier wertvolle Dienste leisten. So profitieren Mitarbeiter im Kundenservice von RPA:

• Einsatz von Chatbots zur Weiterleitung von Kunden an die richtige Abteilung oder Informationsquelle 
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Aufzeichnung von Aktualisierungen zu Servicefällen 
• Sammeln von Kundendaten, während sich Mitarbeiter der Lösung von Kundenproblemen widmen  
• Aktualisieren von Auftrags-/Nachverfolgungsinformationen und Senden von E-Mail-Updates  

Dies sind nur einige der Geschäftsbereiche, die RPA nutzen können, und diese Liste ist keineswegs vollständig. Wir bräuchten mehr als einen einzigen Blogeintrag, um das gesamte Spektrum der Einsatzmöglichkeiten von RPA in verschiedenen Geschäftsbereichen abzubilden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auf unserer RPA-Seite. 

Die drei Schlüsselkomponenten von RPA  

Auf den ersten Blick mag es ziemlich futuristisch und komplex klingen, Bots einzusetzen, die Aufgaben für Sie übernehmen, während Sie mit ihnen zusammenarbeiten. Beschränkt man sich bei der Betrachtung auf die wesentlichen Punkte, ergibt sich jedoch ein deutlich klareres Bild. 

Workflow-Automatisierung  

Die Workflow-Automatisierung ist der wichtigste Grundpfeiler von RPA. Sie ermöglicht es Ihnen, einen gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende zu automatisieren, indem Sie Regeln für den Roboter festlegen, anhand derer er jeden Schritt selbstständig und automatisch ausführt.  

Integrationsfunktionen  

Einer der Schlüsselaspekte, der einen reibungslosen und effizienten Einsatz von RPA ermöglicht, sind die Integrationsfunktionen. Mit RPA können Sie Verbindungen zwischen Anwendungen herstellen, damit Bots Aufgaben ausführen können, die zwei oder mehr verschiedene Anwendungen oder Softwarelösungen erfordern. Sie können RPA auch mit intelligenter Automatisierung kombinieren, was es Ihnen ermöglicht, KI-Technologien zu nutzen, um Lücken zu schließen, die RPA allein nicht füllen kann, zum Beispiel wenn Daten unstrukturiert sind oder sogar fehlen. 

RPA-Implementierung  

Die Implementierung ist der aufwändigste Schritt beim Einsatz von RPA, denn nach der Implementierung erfüllen die Bots selbstständig ihre Aufgaben. Hier finden Sie eine schrittweise Checkliste für die richtige RPA-Implementierung:  

• Identifizieren der zu automatisierenden Prozesse
• Beurteilung und Analyse der Umsetzbarkeit und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse 
• Entwickelung der Bots 
• Einsatz von Testautomatisierung, um sowohl die entwickelten Bots als auch das Verhalten der Zielanwendungen gründlich zu testen  
• Schulung der Benutzer, um die Akzeptanz zu erhöhen  
• Einsatz der Bots im gesamten Unternehmen  
• Beaufsichtigung und Wartung der Bots  

Fazit

Es gibt viele Gründe für die Einführung von RPA. Der Einsatz von Software-Robotern, die wichtige, aber zeitaufwändige und manuelle Prozesse übernehmen, bietet viele Vorteile: Von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bis hin zur Mitarbeiterzufriedenheit.  

Mit Roboyos Unterstützung bei der Implementierung eines RPA-Programms kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen und das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten reduzieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um ein Beratungsgespräch zum Thema RPA zu vereinbaren.  

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