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8 Procesos Empresariales Que Puede Automatizar Con RPA

Feb 4, 2019 | 7 min leer

Autor

Roboyo

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Al elegir el proceso adecuado para el programa de RPA de su organización, el objetivo es buscar características que generen los mejores resultados a gran velocidad.  

En primer lugar, veamos qué procesos empresariales pueden automatizarse y, a continuación, pasemos a los tipos más comunes maduros para la automatización. 

¿QUÉ PROCESOS EMPRESARIALES PUEDEN AUTOMATIZARSE?  

• De gran volumen y repetitivos: procesos rutinarios de gran volumen de transacciones que se ejecutan periódicamente (diaria o semanalmente).  
• Basados en reglas: Procesos estandarizados, toma de decisiones basada en reglas predictivas.  
• Maduros y estables: Documentados, estables y con costes operativos predecibles.  
• Baja excepción: Escenarios de baja variación en las actividades que podrían conducir a un manejo diferente de los procedimientos.  
• Alto potencial de retorno de la inversión: Elegir procesos que puedan proporcionar ahorros significativos en automatización, normalmente 2 FTEs trabajo-esfuerzo.  
• No sujetos a cambios de metodología: Evite automatizar procesos en sistemas que vayan a sufrir cambios fundamentales de interfaz o configuración a corto plazo.  
• Entradas legibles: Procesos desencadenados por entradas electrónicas estándar y legibles como MS Word, Excel, XML, PPT, PDF y, si se trabaja con imágenes escaneadas, RPA puede mejorarse con un complemento OCR.  

Las operaciones que suelen tener estas características y que suelen ser aptas para la automatización son, por lo general, los procesos de back-office en Finanzas y Administración, Recursos Humanos, TI, Compras, y los procesos de front-office, como el servicio y la atención al cliente.  

LOS OCHO MÁGICOS  

A continuación describimos ocho de los procesos administrativos más comunes que son adecuados para RPA:

1. Procesamiento de facturas 
Organizaciones de todos los tamaños y sectores tienen que enviar y recibir facturas. Se trata de una operación crítica para la mayoría de los departamentos financieros, ya que está relacionada con la funcionalidad general de las empresas.  

Desafíos:  
El procesamiento de facturas a menudo conlleva muchos retos, como los distintos formatos en los que los proveedores pueden enviar las facturas: copia en papel, correo electrónico, fax, PDF, MS Word Doc, etc. Esto obliga a los analistas financieros a transferir manualmente los datos de diversas fuentes al sistema unificado de base de datos financieros de la empresa, por lo que es una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a errores.  

Solución RPA:
Las organizaciones pueden configurar RPA para procesar automáticamente las facturas en el momento de su recepción, tanto si llegan en formato electrónico como en papel (mediante OCR). Los robots de software pueden automatizar la introducción de datos, la conciliación de errores e incluso la toma de ciertas decisiones necesarias a lo largo del procesamiento de las facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana. Los robots nunca perderán de vista un formulario o cometerán un error de cálculo, lo que reduce el tiempo necesario para la gestión de excepciones.  

Por lo general, el proceso global puede realizarse de principio a fin, desde la recepción hasta el pago, en cuestión de minutos.  

2. Pedidos de venta 
Las operaciones de venta son una parte crucial de cualquier empresa, e incluyen tareas como la introducción de datos en los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), las actualizaciones contables de la planificación de recursos empresariales (ERP), etc.  

Desafíos:

Garantizar la coherencia de los datos en todos los sistemas de la empresa nunca ha sido una tarea fácil. Los representantes de ventas a menudo tienen que dedicar mucho tiempo a introducir datos en el sistema CRM y en el sistema ERP. Tal vez incluso una tercera o cuarta aplicación propia que se conecta entre esos sistemas. Los analistas financieros y contables tendrían entonces que replicar los datos e introducirlos en otro sistema o módulo. Este tipo de procesos genera oportunidades de duplicación de datos, errores y obstaculiza la productividad del personal.  

Solución RPA:

Los robots de software podrían realizar perfectamente las actividades operativas de ventas de extremo a extremo, automatizando tareas como la entrada de pedidos de venta, la facturación, etc. Los robots pueden ayudar a mantener una base de datos limpia, mejorar la experiencia del cliente y, por supuesto, aumentar la satisfacción de sus empleados de ventas. RPA ayuda a eliminar todas las tareas que consumen mucho tiempo y que restan un tiempo precioso al objetivo principal de su equipo de ventas: prospectar y generar más negocios.  

3. Conciliación contable 

La conciliación es una responsabilidad crucial del departamento de contabilidad, donde los empleados verifican la exactitud de los registros y los balances comparando los diferentes conjuntos de documentos de diversos formatos y fuentes.  

Desafíos:  
La conciliación puede ser una de las tareas más tediosas pero esenciales que debe realizar el departamento de contabilidad, ya que el proceso puede ser tedioso y a veces muy manual. Aún así, es fundamental garantizar la fiabilidad de los registros.  

Solución RPA:  
Los robots RPA pueden automatizar la extracción de datos de diversas fuentes de documentación, como extractos bancarios o facturas, lo que aumenta las posibilidades de precisión en el proceso de comparación a la hora de encontrar y aprobar pedidos coincidentes. Los robots de software también pueden conciliar los pedidos de compra con los albaranes, lo que garantiza la compatibilidad de pedidos y entregas.  

4. Entrada de datos de planificación de recursos empresariales (ERP) 

Los asientos de ERP se encuentran entre los procesos más comunes a los que el personal de back-office dedica la mayor parte del día. No importa si eres un analista de negocio en finanzas y contabilidad, RRHH o cadena de suministro. Lo más probable es que dedique una buena parte de su jornada a introducir datos en un sistema ERP, como Oracle, SAP, NetSuite, MS Dynamics, etc.  

Desafíos:  
La introducción de datos en sistemas ERP suele llevar mucho tiempo y es propensa a errores. Los analistas tienen que recopilar datos de múltiples fuentes y aplicaciones y actualizar el flujo de trabajo del ERP. Si los datos se introducen de forma incorrecta, pueden causar graves problemas que provoquen un efecto dominó.  

Solución RPA:  
Con RPA, las organizaciones pueden automatizar flujos de trabajo completos de entradas de datos ERP, desde la recopilación de datos hasta el registro, la actualización, el procesamiento y la validación de datos. Puede maximizar la productividad reduciendo los tiempos de transacción de horas a minutos, liberando un tiempo valioso para que los analistas se centren en el trabajo estratégico. Los robots de software también minimizarán los errores y mantendrán los datos limpios y organizados para obtener mejores resultados de inteligencia empresarial y cumplimiento normativo.  

5. Consultas de sistemas 

Las consultas de datos a través de múltiples portales y aplicaciones son procesos comunes que los empleados deben realizar para recopilar datos para una transacción específica.  

Desafíos:  
El proceso de consultas de sistemas suele ser un proceso manual que los analistas deben realizar cuando recopilan datos para transacciones específicas. Las organizaciones tienden a mantener varios sistemas de alojamiento de datos, desde aplicaciones empresariales comerciales hasta aplicaciones heredadas desarrolladas a medida que pueden estar basadas en la nube o en las instalaciones. Por lo general, estas aplicaciones carecen de integración entre sí, lo que hace que sea un proceso que consume mucho tiempo para que su personal lo complete.  

Solución RPA:  
La automatización puede proporcionar una integración de datos fluida entre sus portales de información. Puede utilizar robots de software para vincular todas sus aplicaciones y proporcionar al personal un acceso rápido a los datos recopilados. RPA también se puede utilizar para suministrar datos desde servidores como una base de datos SQL mediante la ejecución de una consulta para extraer datos y escribirlos en el panel de salida.  

6. Nómina 

El departamento de RRHH suele encargarse de tareas que requieren mucho tiempo, son repetitivas y dependen en gran medida de procesos manuales. La nómina es uno de esos procesos basados en reglas y repetitivos. También requiere un gran volumen de esfuerzos de introducción de datos.  

Desafíos:  
La nómina se enfrenta a muchos retos relacionados con la estandarización de los procesos debido a los requisitos legales y de cumplimiento locales. También está sujeta a problemas de imprecisión de datos que pueden causar retrasos en los pagos e insatisfacción de los empleados.  

Solución RPA:  
RPA puede verificar la coherencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar los registros de tiempo, cargar ganancias y deducciones, ejecutar extractos por lotes o datos de mercado de referencia de eventos para nuevas contrataciones y terminaciones. También puede automatizar la creación de nóminas y administrar prestaciones y reembolsos. Los robots pueden encargarse de la mayoría de las transacciones relacionadas con las nóminas de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos.  

7. Incorporación de empleados 

El proceso de incorporación y configuración de nuevos empleados requiere mucho trabajo a los analistas de RR.HH. y TI. Este proceso incluye varias transacciones, como la creación de nuevas cuentas de usuario, direcciones de correo electrónico, creación de perfiles, derechos de acceso, listas de correo, solicitudes de equipos informáticos y programas de formación e inducción.  

Desafíos:  
Con la plétora de actividades implicadas en el proceso de incorporación de empleados, en el que intervienen diversos sistemas y partes para orquestar una incorporación sin problemas, el proceso puede llevar mucho tiempo. A menudo puede provocar retrasos para que el nuevo empleado esté equipado al 100% desde el primer día, lo que reduce la productividad y el ROI de los gastos generales.  

Solución RPA:  
Con la naturaleza repetitiva y basada en reglas de las actividades de incorporación de empleados, es un candidato ideal para que RPA active automáticamente un flujo de trabajo de incorporación preestructurado una vez que se crea la nueva cuenta de usuario. Los robots pueden actuar basándose en reglas y activadores que los empleados asignan a los perfiles de los nuevos empleados. Los robots de software también se pueden configurar para enviar notificaciones y documentación por correo electrónico a los nuevos empleados.  

8. Baja de usuarios 

La gestión de la salida implica varias actividades para garantizar que los accesos de los empleados que se van se eliminan correctamente, y que todo su know-how y su rastro de datos se organizan y almacenan de forma segura. Este proceso requiere que los departamentos de TI y RRHH pasen por varios sistemas para desactivar las credenciales y recopilar los registros de baja en el sistema.  

Desafíos:  
Al igual que con la incorporación, la gestión de la salida de los empleados requiere que varias partes y sistemas se unan y realicen las actividades necesarias para garantizar que el proceso de salida sea coherente y no contenga errores. Para evitar alertas de auditoría o fugas de seguridad, como en el caso de otros procedimientos manuales, no se pueden descartar los errores.  

Solución RPA:  
Las organizaciones pueden implementar RPA para garantizar un proceso organizado de salida y desaprovisionamiento mediante la automatización de las actividades de terminación de usuarios de ERP. Consolidar las entradas de los empleados que se dan de baja y alimentar los sistemas posteriores, realizar encuestas de salida, producir registros de salida, enviar notificaciones a las partes interesadas pertinentes y procesar los pagos finales.  

Si desea saber más acerca de RPA de Roboyo y otras soluciones de automatización inteligente, nuestros expertos en automatización pueden ayudar a llevar a su empresa al siguiente nivel. Ahora  

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