7 Cosas Que Hay Que Saber Para Dirigir Un Proyecto

Autor

Roboyo

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Para que un proyecto tenga éxito hay que estar dispuesto a aguantar los golpes. A menudo, en la gestión o el liderazgo de proyectos tenemos un sesgo cognitivo, esa vocecita en el fondo de nuestra cabeza que nos dice que nos mantengamos firmes.

Sin embargo, es importante preguntarse en qué medida los nuevos datos cambian nuestra forma de entender las cosas.

Consejo 1: 

Adapte su enfoque en función de los hechos sobre el terreno; cuando los hechos cambien, cambie su enfoque.

Las necesidades de tu gente son mayores que el salario que se les paga. O más concretamente, la satisfacción de los empleados no vendrá sólo de los beneficios y la remuneración. Vendrá de la colaboración y la capacidad de aceptar el cambio y nuevas formas de trabajar.

La flexibilidad, la adaptabilidad y una mentalidad digital son factores clave deseables para la fuerza de trabajo dinámica y diversa de hoy en día. Estos elementos se traducen en un enfoque más ágil de la gestión de proyectos y la Metodología Lean puede desempeñar un papel clave para lograrlo.

Recuerde que el enfoque descendente y autoritario de antaño está desapareciendo a medida que los millennials y la Generación Z se centran más en una estructura igualitaria (plana). La gente no busca solo el sueldo, sino el potencial.

Las relaciones entre la dirección y los equipos son más informales de lo que solían ser y es importante establecer límites en torno a ser educados, pero no compinches. Los proyectos pueden ser más eficientes cuando conservan la adaptabilidad para guiarse por los datos, no por las estructuras de poder corporativo.

Consejo 2:

No permita que un compañero de equipo maniobre en torno a las directrices y procedimientos establecidos.

Todos los proyectos deben desglosarse y asignarse a personas con las habilidades adecuadas para que se completen bien. Permitir que la gente haga las tareas que quiere hacer, en lugar de las que le han sido asignadas, puede ser contraproducente si hay discrepancias en las habilidades.

Una parte del reconocimiento y el refuerzo de las competencias y su aplicación es la retroalimentación. El feedback es un regalo, pero a menudo nos centramos más en el desarrollo a través de la crítica constructiva que en los puntos de elogio. Asegúrese de reconocer los esfuerzos de su equipo, ya sea mediante un correo electrónico, una mención en una reunión de equipo o algo con valor monetario (regalo/bonificación, etc.).

Es importante reconocer y hacer un seguimiento de las habilidades, directrices y procedimientos para que el liderazgo sea eficaz. ¿Le has pedido alguna vez a un niño que limpie su habitación? Yo sí, y enseguida me di cuenta de que era una petición demasiado vaga.

Después de que a mi hija se le cayera un juguete grande que intentaba volver a poner sobre una mesa, mi respuesta fue que era culpa suya por no haberlo movido con más cuidado.

Pero, en realidad, debería haber revisado antes la tarea que le pedía que realizara y haberla dividido en cosas que ella pudiera hacer y haberla ayudado con las partes que no podía hacer sola sin peligro. En resumen, no era la persona adecuada para realizar la tarea que yo le había encomendado. 

Un liderazgo eficaz requiere conocimientos, pero también estructura y disciplina. Todos los proyectos deben desglosarse y asignarse a personas con las aptitudes adecuadas para que se lleven a cabo con eficacia.

Consejo 3:

Conozca bien a su equipo y cree un vocabulario de habilidades y personalidad.

A la hora de gestionar un proyecto, en Roboyo seguimos el modelo ERAM: expectativas, recursos, capacidad y motivación.  

• ¿Comprende la persona lo que se espera de ella?  
• ¿Dispone de tiempo, equipo o información suficientes?  
• ¿Ha demostrado tener las habilidades y los conocimientos necesarios para realizar la tarea?  
• ¿Está suficientemente motivado para completar la tarea?  

La clave está en comprender las necesidades de su personal.  

Cree propósito y aceptación porque los seres humanos estamos predispuestos a querer estas cosas: forma parte de nuestra jerarquía de necesidades, y comprenda qué motiva y desmotiva a su equipo.

La personalidad es clave  

El famoso modelo Merrill-Reid / Wilson consta de cuatro tipos de personalidad.  

Analíticos: impulsados por los datos y excelentes solucionadores de problemas, los analíticos piensan mucho antes de hablar y hacen muchas preguntas.  

Expresivas: capaces de comunicarse eficazmente sin importar los obstáculos, las personas expresivas suelen ser cálidas y entusiastas, pero no siempre reflexionan antes de hablar.  

Impulsivas – Asertivas y dominantes, las personas impulsivas se ven a sí mismas como líderes y suelen ser decisivas y rápidas para actuar.  

Amables – Deseosas de buscar la armonía entre todas las cosas, las personas Amables a veces pueden parecer indiferentes debido a que dan prioridad a la diplomacia. 

Ampliamente utilizada en los negocios, esta guía de los cuatro cuadrantes de los tipos de personalidad puede ayudar a sus equipos a evaluarse a sí mismos y a los demás para ver con mayor claridad su estilo de comunicación y de trabajo. Por lo general, ninguno de nosotros encaja perfectamente en una categoría, sino que somos una mezcla.  

Existen tests de este modelo de personalidad y otros (como el de Myers-Briggs) para desarrollar un vocabulario en torno a los tipos de personalidades de sus equipos. Una combinación de este conocimiento y el de las habilidades le ayudará a asegurarse de que las personas adecuadas trabajan en las tareas adecuadas.  

Consejo 4:  

Fomente la colaboración con muchas oportunidades para que los empleados se inspiren mutuamente.  

La cooperación no surge de la nada; hay que crear un entorno en el que la colaboración y el espíritu de equipo sean fomentados por todos los implicados en el proyecto. Tu papel es asegurarte de que constantemente dan prioridad al equipo en lugar de preocuparse únicamente de su trabajo individual. Hacerlo sin devaluar el trabajo específico que están realizando puede ser todo un reto.  

¿Recuerdas la historia anterior sobre mi hija?  

Pues bien, tengo otra hija que se llama May. No le pedí a May que ayudara a limpiar la habitación porque todavía es muy pequeña, pero la verdad es que May elude el trabajo. Ella tiende a procrastinar mucho. No se da cuenta de que lo hace y considera que cualquier esfuerzo que haya hecho es suficiente.  

Yo solía ignorarla en lugar de tratar de solucionar el problema. Pero entonces mi otra hija empezó a darse cuenta de que realmente no había consecuencias si no lo intentaba.  

Cuando esto ocurre en el lugar de trabajo y los compañeros rinden por debajo de lo esperado, hay que entender el motivo. La pereza rara vez será la razón del bajo rendimiento.  

Utiliza la escucha activa, es decir, piensa detenidamente en lo que ha dicho la persona y comprueba que entiendes la situación. Valídalo pidiéndole pruebas; si dice que está al límite con otros proyectos, habla con otros jefes de proyecto para entender su punto de vista.  

Averigua si se trata de un problema personal o profesional. Recuérdale las políticas de apoyo a su trabajo. Una vez revisado el apoyo disponible, oriéntale sobre cómo pueden mejorar las cosas. Explíquele qué aspecto tiene eso, cómo puede medirse y cómo pueden apoyarle tanto usted como sus colegas.  

Consejo 5:  

Si se acerca una fecha límite, no hagas recortes para cumplirla, ya que perjudicarás la calidad general del proyecto y perderás cualquier ventaja.  

• Escuchar  
• Diagnosticar  
• Actuar  

A veces los medios no justifican el fin. A menudo podemos estar tan centrados en el cumplimiento de los plazos que empezamos a aceptar deslices en todas las demás áreas para evitar que el plazo se alargue.  

Sin embargo, existen metodologías de probada eficacia para llevar a buen puerto los proyectos, y despreciar el control, el enfoque y la gobernanza en aras de arrastrar un proyecto sobre la línea de tiempo rara vez, o nunca, da los frutos adecuados.  

Supongamos que tiene una reunión diaria de 15 minutos con objetivos claros: información precisa sobre cada actividad que se está llevando a cabo y para señalar cualquier riesgo o problema. Si la gente sigue descarrilando la reunión o desviándose del orden del día, es importante mantenerlos en el buen camino y no permitir que las conversaciones se conviertan en cháchara ambigua.  

El propósito de la reunión nunca será irrelevante, debe seguir siendo el centro de atención. Si se acercan los plazos, atenerse a las buenas prácticas siempre es más importante, no menos.  

Consejo 6:  

Cuando los miembros de un equipo en un proyecto no se ajustan al plan del proyecto o parece que pueden hacerlo descarrilar, hay cuatro formas sencillas de mejorar el cumplimiento.  

1. Refuerzo del comportamiento positivo  

Las personas están siguiendo los procesos correctos, la gobernanza aprobada y los métodos establecidos. Asegúrese de señalarlo para que los compañeros vean que es el modus operandi preferido y elógielo.  

2. Sin respuesta 

Si hay preocupaciones de comportamiento que no están prescritas y son subjetivas (por ejemplo, habilidades blandas), puedes dejarlas pasar para permitir que los compañeros de equipo tengan autonomía sobre su trabajo.  

3. Refuerzo negativo 

Si alguien se desvía del rebaño, haz un seguimiento con una conversación privada/correo electrónico/retroalimentación con una acción correctiva y una explicación para mantenerlos centrados en las mejores prácticas.  

4. Amonestaciones formales para las infracciones más graves 

Por ejemplo, infracciones de la DPA u otras acciones inapropiadas, que requieren una conversación formal. Estas deben abordarse en coordinación con RRHH.  

En última instancia, si deja claro a su equipo que así es como se gestionará un proyecto, podrá fijar sus expectativas. Estarán preparados para los elogios (¡ojalá sean muchos!) y las respuestas correctivas descritas anteriormente, siempre y cuando sean necesarias.  

Consejo 7:  

Los jefes de proyecto deben crear un entorno en el que se acepte el fracaso. 

Puede sonar atrevido decir que hay que crear una cultura universal en la que fracasar esté bien, pero eso es exactamente lo que hay que hacer.  

Para evitar la parálisis por análisis, es de vital importancia que su equipo se sienta seguro y cómodo con el fracaso. Cuando algo no funciona, es una oportunidad para encontrar una solución que sí lo haga. No es motivo para que los empleados se sientan mal.  

Siempre habrá cierto grado de ambigüedad en el desarrollo de proyectos nuevos e innovadores y la verdad es que no podemos tener todas las respuestas todo el tiempo. A veces una teoría no funciona y eso tiene que estar bien.  

El miedo al fracaso en los equipos provoca inacción y ansiedad. Crea obstáculos y retrasos en los proyectos. Por el contrario, aceptar el fracaso como parte inevitable del proceso genera recursos para imprevistos, fomenta el espíritu de equipo, genera empatía y crea una cultura de trabajo dinámica que acepta el riesgo en lugar de rehuirlo.  

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