La IA Agente mejora la previsión de cuentas por pagar: inteligencia escalable en todas las finanzas

Este líder global de FMCG enfrentaba brechas persistentes entre los flujos de salida de efectivo previstos y los reales. Los equipos financieros dependían de hojas de cálculo y validaciones manuales para gestionar los pagos a proveedores, lo que generaba importantes inexactitudes en los pronósticos. Los comportamientos de pago impredecibles y las fuentes de datos desconectadas complicaban aún más el proceso. Los pronósticos de flujo de caja eran poco fiables debido a los flujos de trabajo manuales en Cuentas por Pagar, los frecuentes desajustes de facturas y los datos financieros fragmentados.

Estas ineficiencias no eran solo operativas. Ponían en riesgo la capacidad de la empresa para planificar con confianza, mantener relaciones sólidas con los proveedores y proteger su reputación de fiabilidad. En una industria donde el flujo de caja afecta la disponibilidad en los estantes, la confianza de los proveedores y la experiencia del consumidor, los pronósticos inexactos amenazaban directamente la credibilidad de la marca y su agilidad comercial.

La falta de inteligencia escalable no era solo un desafío financiero; representaba un obstáculo para la transformación digital a escala empresarial. Los métodos manuales de pronóstico dificultaban que la dirección tomara decisiones rápidas basadas en datos, socavando la velocidad y la adaptabilidad esperadas en una empresa moderna habilitada por IA.

Para modernizar su proceso de previsión sin reemplazar los sistemas existentes, el cliente necesitaba una solución preparada para el futuro que combinara precisión, adaptabilidad y facilidad de integración. Roboyo respondió con un enfoque dual, entregando tanto modelos de IA fundamentales como pronósticos dinámicos y en tiempo real mediante IA Agente.

Esta solución fue diseñada no solo para resolver un problema específico de finanzas, sino también para validar un marco de IA replicable que pudiera escalarse a otras funciones. Al combinar un diseño modular de IA con una integración robusta con SAP, Roboyo garantizó que el modelo pudiera adaptarse y respaldar casos de uso empresariales más amplios.

Desplegamos un agente inteligente de IA de extremo a extremo, aprovechando UiPath Agent Builder y AI Center, para optimizar el procesamiento de facturas y los pronósticos. El agente realizó extracción basada en OCR de datos no estructurados de facturas evitando ruido de esquemas, aplicó una validación dinámica de conciliación triple (tolerancia ±5%) y dirigió excepciones (por ejemplo, ausencia de orden de compra → aprobación del gerente).

Conectado a SAP, ingirió datos a nivel de factura para alimentar modelos de series temporales que consideraban el comportamiento de los proveedores, la estacionalidad y las tendencias. Los prompts personalizados permitieron una previsión adaptativa en tiempo real que se ajustaba automáticamente a los cambios en los ciclos de pago, eliminando actualizaciones manuales y mejorando la precisión de la planificación de AP.

Roboyo también integró estos pronósticos en los ciclos semanales de revisión financiera del cliente, permitiendo a los equipos validar resultados en tiempo real y fortalecer la toma de decisiones. Esto se complementó con actividades prácticas de habilitación para asegurar la adopción interna en los equipos de finanzas, tesorería y cuentas por pagar.

Resultado
Los resultados trascendieron el ámbito financiero. Sentaron las bases para la adopción de IA a nivel empresarial. Lo que comenzó como una iniciativa táctica evolucionó hasta convertirse en un modelo de inteligencia escalable e integrada en toda la organización.

• Reducción de la variación del pronóstico del 35% al 7%
• Eliminación del 85% de las tareas manuales de previsión
• Ahorro de más de 20 horas semanales entre los equipos de AP y Tesorería
• Habilitación de una toma de decisiones más rápida y confiable
• Integración fluida con los entornos SAP y ERP
• Mayor confianza en los datos financieros utilizados para la planificación y las negociaciones con proveedores
• Validación de un modelo escalable para la operacionalización de la IA en múltiples unidades de negocio

Roboyo fue seleccionado no solo por nuestras capacidades técnicas, sino por nuestra habilidad para traducir los objetivos de transformación ejecutiva en resultados operativos escalables. Desde el primer día, nuestro enfoque fue integrar la IA de una manera que generara valor inmediato mientras sentaba las bases para la innovación a largo plazo.

Lo que entregamos:

• Modelos de previsión autónoma – Construidos con IA Agente y adaptados para los equipos financieros
• Experiencia en ingeniería de prompts – Traducción de lógica empresarial real en acciones de IA adaptables
• Integración nativa con SAP – Alineación perfecta con la infraestructura financiera existente
• Gestión del cambio y capacitación – Habilitación integrada en AP, Tesorería y FP&A
• Optimización continua – Mejora validada de los pronósticos semana tras semana

Para los líderes del C-suite que impulsan la transformación digital, este proyecto demuestra que la IA no tiene por qué ser una apuesta lunar. Puede hacerse operativa hoy mismo, empezando por procesos de alto impacto y escalando con confianza en toda la organización.

En Roboyo, no solo implementamos IA. La operacionalizamos para generar impacto real en el mundo empresarial.

Convirtamos la automatización en una ventaja estratégica

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