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¿puede El Procesamiento Inteligente De Documentos (IDP) Cumplir Los Objetivos De Su Empresa?

Dec 14, 2022 | 5 min leer

Autor

Roboyo

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¿Está pensando en el procesamiento inteligente de documentos (PID) para ayudar a transformar su empresa? Si es así, recuerde que, en cualquier proyecto de automatización, lo que realmente cuenta son los resultados, más que las tecnologías.

Es demasiado fácil seleccionar una tecnología como IDP, con la esperanza de emparejarla con RPA (Automatización Robótica de Procesos) para impulsar la transformación – y luego descubrir que no es la mejor opción para el proceso de negocio que está tratando de automatizar. 

Por ello, en Roboyo nos centramos en trabajar con objetivos claros desde el principio, incluidos no sólo los de los propietarios del proceso y su Centro de Excelencia (CoE), sino los de la empresa en su conjunto.  

Los objetivos pueden incluir el retorno de la inversión (ROI), o quizás la satisfacción del cliente o de los empleados (como se destaca en una encuesta de McKinsey de 2022). Pero sean cuales sean, no intente abordar la automatización con una mentalidad de “talla única”, porque como se suele decir: cuando se tiene un martillo, se tiende a buscar clavos.  

En lugar de eso, intenta desarrollar un enfoque de “automatización inteligente” que tenga en cuenta distintas soluciones y técnicas.  

Por supuesto, la IDP es potente para los casos de uso adecuados, así que siga leyendo para saber qué debe buscar y dónde pueden ayudarle nuestros expertos de Roboyo a conseguirlo.  

¿QUÉ ES IDP?  

IDP es un tipo de tecnología de automatización inteligente que se centra en la captura de datos y el procesamiento de documentos. En otras palabras, está diseñado para traducir flujos de documentos en datos listos para el negocio.  

IDP puede:  

• Capturar una amplia gama de tipos de documentos procedentes de diversas fuentes (incluidos el correo electrónico y en papel).  
• Identificar y clasificar documentos mediante una clasificación inteligente del contenido.  
• Extraer metadatos de los documentos utilizando IA (Inteligencia Artificial), visión por ordenador y tecnología de redes neuronales de aprendizaje profundo  

Automatizar los pasos del proceso (post-procesamiento RPA).  

¿CÓMO PUEDE AYUDAR IDP A SU EMPRESA?  

Para implementar IDP, es importante entender dónde podría ser un buen ajuste. Los casos de uso típicos podrían ser cuando se necesita estructurar datos no estructurados; centralizar y escalar información; y permitir la automatización de extremo a extremo.    

La estructuración de datos no estructurados es lo que mejor hace IDP. Un caso de uso típico para un producto mínimo viable (MVP) podría ser el procesamiento de pedidos, el procesamiento de facturas, etcétera.  

Pero también hay que tener cuidado con algunas cosas. Las complejidades pueden ser:  

• Una gran variación en los tipos de documentos a clasificar  
• Políticas de aprobación  
• Requisitos de extracción complejos  
• Calidad de los documentos  
• Idiomas  
• Documentos de varias páginas, en los que el contenido o las tablas con datos pueden abarcar varias páginas.  
• Documentos de seguimiento, como documentos de entrega adjuntos a facturas, o términos y condiciones.   

Tenga en cuenta el principio 80/20 (o incluso 90/10) a la hora de explorar los canales de los que pueden proceder los documentos y el nivel de esfuerzo necesario para recopilarlos.    

Por ejemplo, si está automatizando un proceso centrado en los documentos en el que el 90% de los documentos se cumplimentan electrónicamente, pero el 10% restante se escriben a mano, puede que merezca la pena utilizar IDP para el 90% y seguir procesando el 10% manualmente, en aras de la eficiencia y la rentabilidad de la inversión.  

¿CÓMO VALORAR SI LA IDP ES LO MEJOR PARA USTED?  

A la hora de decidir entre IDP, RPA u otra herramienta, plantéese preguntas como:  

• ¿Qué riesgos debemos tener en cuenta?  
• ¿Necesitamos la aprobación de diferentes partes interesadas de la empresa?  
• ¿Qué significa esto desde el punto de vista informático? ¿Son necesarias diferentes funciones y aprobaciones?  
• ¿Qué parte del proceso o cuántos casos podemos automatizar? ¿Cuál es el objetivo de esta tecnología?  

Como con cualquier otra tecnología, hay que probar el concepto desde el principio. Al mismo tiempo, hay que conseguir su aceptación, comprender las capacidades de la IDP y encontrar a las partes interesadas adecuadas para patrocinarla y evaluarla.  

Y lo que es más importante, acuerde sus objetivos de resultados (KPI), ya sea reducir el tiempo de procesamiento o mejorar la precisión.  

En Roboyo, nuestros expertos pueden programar talleres con sus expertos en la materia (PYME), auditando las áreas de complejidad y documentando los requisitos empresariales tanto para IDP como para RPA.  

SIGA UN PLAN DE PROYECTO DE IDP  

Le recomendamos que siga un plan de proyecto claro para IDP. Aquí tiene cuatro áreas en las que centrarse:  

• Alcance. Comprender las expectativas y los requisitos de la implantación:  
  1. Definir requisitos, objetivos y metas.  
  2. Determinar el plan detallado del proyecto  
  3. Analizar las variaciones de los tipos de documentos y realizar análisis de extracción.  
     
• MVP. Este enfoque ayuda a nuestros clientes a encontrar claridad y centrarse en la funcionalidad principal de la implantación:  
  1. Despliegue de la plataforma IDP  
  2. Definir el flujo de trabajo documental e incorporar los primeros modelos de extracción.  
  3. Recoger feedback y definir las siguientes iteraciones.  
     
• Escalado y estabilidad. Implantar la tecnología:  
  1. Estabilizar, ajustar y escalar la plataforma.  
  2. Incorporar el siguiente grupo de variantes  
  3. Llevar a cabo la configuración del proyecto, la formación sobre las variantes y las validaciones de las reglas de negocio.  
     
• Validar y cerrar.  
  1. Evaluar el proyecto en función de criterios de éxito, como las tasas de reconocimiento.  
  2. Cerrar el proyecto y compartir la documentación  
  3. Formar a las PYMES en el proceso automatizado.  

En Roboyo, podemos ayudarle a construir y ejecutar un plan como este, adaptando las acciones a su capacidad.    

También podemos programar una puesta en marcha con su equipo, para ayudarle a prepararse, y dirigir la gestión del cambio, para que las PYME reciban una formación clara sobre el uso de la herramienta, fomentando la confianza de los empleados.  

MADUREZ DE IDP Y COE  

También es importante saber qué lugar ocupa la automatización en el conjunto de su empresa, y aquí es donde entra en juego la madurez de su Centro de Excelencia (CoE).  

Por ejemplo, la automatización debe venir después de otros esfuerzos de optimización y estandarización de procesos, ya que se centra en la automatización de los propios pasos del proceso manual. Una vez que su CoE esté lo suficientemente maduro como para asumir un proyecto de automatización inteligente, la IDP puede ser una solución.  

También es fundamental dedicar tiempo a la gobernanza. Si evalúa una tecnología como la IDP desde el principio, descubrirá que cuando se introduzca como solución viable más adelante, la estructura y la gobernanza ya se habrán resuelto.   

La mayoría de las organizaciones empiezan centrándose en una sola tecnología, como RPA, y más tarde tienen que cambiar su forma de trabajar y establecer su gobernanza y sus procesos para permitir la expansión, lo que puede suponer un gran esfuerzo.    

Pero un programa de automatización puede elevar su nivel de madurez, en términos de combinación de tecnologías.  

En Roboyo, nuestros analistas de negocio son expertos en ayudar a:  

• Evaluar la tecnología existente y compararla con los requisitos para cumplir los objetivos e identificar las carencias.  
• Descubrir dónde pueden mejorarse las tecnologías existentes o utilizarse de forma más inteligente, y dónde pueden necesitarse herramientas adicionales para cerrar una posible brecha tecnológica.  
• Crear un proceso para seleccionar las herramientas correctas para escalar y automatizar mejor, o para automatizar nuevos procesos.  
• Evaluar el ciclo de vida de la automatización y proponer mejoras adecuadas al nivel de madurez (por ejemplo, un repositorio de código y la gestión de versiones siempre tienen que estar ahí; la automatización de pruebas y la integración/entrega continua [CI/CD] pueden incorporarse más adelante).  

¿CÓMO ESTÁ INTEGRANDO LA IDP EN SU COE?  

Al igual que tecnologías como la RPA, la IDP es un paso hacia la hiperautomatización: un ecosistema de tecnologías automatizadas que trabajan juntas en beneficio de su empresa.  

Una vez que empiece a probar la potencia de IDP, empezará a ver los beneficios tanto en términos de reducción de la carga de trabajo manual como de aumento de la productividad y, como resultado, aumentará el entusiasmo en toda su empresa.  

Luego, a medida que surjan nuevas oportunidades de automatización, los expertos de Roboyo podrán ayudarlo a crear y priorizar un plan de entrega de soluciones para llevar a su organización al siguiente nivel de madurez.  

CÓMO ROBOYO PUEDE AYUDAR  

Nuestros consultores e ingenieros de automatización están listos para ayudar a su empresa no sólo a alcanzar sus objetivos de automatización, sino también a llevarlos al siguiente nivel – reserve una reunión hoy mismo.  

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