Fertigung: Die nächste Stufe der Agilität erreichen

Infolge der Übernahme waren die Systeme und Prozesse im französischen Geschäftsbereich

von Kohler nicht mit dem Rest der Firma standardisiert.

Die Bearbeitung von Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung war eine besondere Qual. Ohne der Verwendung eines OCR-Tools wurden alle Rechnungen von Personen gelesen. Die Bearbeitung war arbeitsintensiv und beanspruchte die Zeit von 14 Vollzeitkräften.

Es gab eine hohe Fehlerquote und es wurden mehrere Ausweichmöglichkeiten benötigt, um Systemeinschränkungen zu überwinden.

Roboyo wurde beauftragt, den gesamten Rechnungsprozess neu zu gestalten.

Wir haben eine ABBYY OCR Engine und einen UiPath-Roboter eingesetzt. Das Scannen von digitalen Rechnungen (60 %) und Papierrechnungen (40 %) wurde vollständig digitalisiert und automatisiert.

Durch das Einführen eines Barcodes auf jeder Rechnung konnte das Scannen gebündelt erledigt werden. Rechnungen wurden automatisch geteilt, an UiPath zur ERP-Systemeingabe weitergegeben oder für Ausnahmefälle, die eine Überprüfung durch Mitarbeiter erforderten, herausgezogen.

Mit einer Implementierung von lediglich sieben Wochen ermöglichte das Projekt die vollautomatisierte Bearbeitung von 75.000 Rechnungen jährlich.

Die Lösung erreicht eine Erkennungsrate von 96 %. Dies hat die Prüfzeit von 12 Minuten auf 20 Sekunden reduziert. Das Scannen der Rechnungen wurde ebenfalls optimiert, wobei alle Papierrechnungen jetzt digital archiviert werden.

Diese Leistungsfähigkeit hat 14.000 Stunden sich wiederholender Aufgaben eingespart und dadurch den Mitarbeitern von Kohler ermöglicht, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu fokussieren und im ersten Jahr Einsparungen in Höhe von 1,2 Mio. € zu generieren.