Fabrication : Offrir un niveau d'agilité supérieur

Du fait de son rachat, les systèmes et les processus de la branche française de Kohler n’étaient pas harmonisés avec ceux de l’entreprise. 

Le traitement des factures par le service de comptabilité fournisseurs était un sujet particulièrement épineux. Faute de disposer d’un logiciel OCR, toutes les factures étaient traitées par des humains. Leur traitement exigeait beaucoup de main-d’œuvre et mobilisait 14 ETP.  

Le taux d’erreur était élevé et de nombreux aménagements ont dû être apportés pour contourner les limites du système. 

Roboyo a été sélectionné pour remanier l’ensemble du processus de facturation.  

Nous avons déployé un moteur OCR ABBYY et un robot UiPath. La numérisation des factures numériques (60 %) et papier (40 %) a été entièrement automatisée.  

En apposant un code-barres sur chaque facture, la numérisation a pu être effectuée par lots. Les factures étaient automatiquement séparées, transmises à UiPath pour être saisies dans le système ERP ou extraites en cas de vérification manuelle. 

Après seulement sept semaines de mise en œuvre, le projet a permis le traitement entièrement automatisé de 75 000 factures par an. 

La solution atteint un taux de reconnaissance de 96 %. Le temps de vérification est ainsi passé de 12 minutes à 20 secondes. La numérisation des factures a également été rationalisée, toutes les factures papier étant désormais archivées numériquement. 

Ces gains d’efficacité ont permis d’économiser 14 000 heures de tâches répétitives et ont permis aux employés de Kohler de se concentrer sur des tâches génératrices de valeur, avec des économies de 1,2 million d’euros à la clé la première année.