DÉLIVRER UNE GESTION DE CAS NEXT LEVEL DANS L'ADMINISTRATION PUBLIQUE

La gestion des rapports de cas au sein de ce département gouvernemental reposait traditionnellement sur un processus manuel, lourd et chronophage, nécessitant la coordination de plusieurs équipes.

Conscient de la nécessité d’une optimisation, Roboyo a été sollicité pour mener une phase de découverte approfondie. Cette étape visait à analyser les points de douleur liés à l’application de gestion des dossiers existante, à identifier les éléments du processus pouvant bénéficier de l’automatisation, et à explorer des pistes d’amélioration au-delà de l’automatisation.

La solution innovante de Roboyo a révolutionné le système de gestion des dossiers en introduisant des fonctionnalités clés :

1. Traitement automatisé des courriels : Extraction d’informations cruciales et intégration automatique dans le système de gestion des dossiers.
2. Allocation efficace des charges de travail : Réduction du travail manuel grâce à une répartition optimisée des tâches.
3. Standardisation des conventions de dénomination et amélioration des notes de cas : Favorisant une meilleure compréhension et communication au sein des équipes.
4. Alignement des rôles et des responsabilités : Optimisation des flux de travail, réduction des goulots d’étranglement, et maximisation de l’utilisation des ressources.

La mise en œuvre des stratégies d’automatisation et des améliorations recommandées par Roboyo a permis à notre client de réaliser d’importantes économies équivalentes à 30 ETP. Ces résultats ont été obtenus grâce à des gains d’efficacité dans les domaines suivants :

• Traitement accéléré des dossiers
• Élimination du traitement manuel et rationalisation des flux de travail
• Standardisation des approches et centralisation des dossiers
• Optimisation des étapes de traitement via un alignement des équipes et des rôles

Ces améliorations se traduisent par des économies substantielles de ressources, permettant à notre client de redéployer son personnel vers des priorités stratégiques et d’améliorer l’efficacité globale de ses opérations.