KI-Scoring in Aktion: 150 Mio. € Umsatzsteigerung und 570.000 € Einsparungen durch RFQ-Automatisierung

Der RFQ-Bewertungsprozess war zeitaufwändig, inkonsistent und stark von manuellen Überprüfungen abhängig. Die Beschaffungsteams mussten Daten aus dichten, oft unstrukturierten technischen Dokumenten manuell extrahieren, von denen viele mehrere Sprachen und Formate umfassten. Dies führte zu Verzögerungen in den Bewertungszyklen und erschwerte es, konsistente Bewertungslogiken in verschiedenen Abteilungen und Regionen aufrechtzuerhalten.

Infolgedessen hatten die Beschaffungsteams nur begrenzte Einblicke in Risikofaktoren, verpassten wichtige Fristen und verbrachten erhebliche Zeit mit der erneuten Validierung unvollständiger oder mehrdeutiger Lieferantenantworten. Die Unfähigkeit, Bewertungen in hoher Geschwindigkeit zu skalieren, führte zu verpassten Umsatzchancen, höheren Betriebskosten und einer verringerten Wettbewerbsfähigkeit in schnelllebigen Ausschreibungsumfeldern.

Darüber hinaus fehlten der Führungsebene Echtzeit-Einblicke in den RFQ-Status und die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten, was strategische blinde Flecken bei Beschaffungsentscheidungen verursachte.

Diese Verzögerungen und Inkonsistenzen hatten auch nachgelagerte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und die Markenvertrauenswürdigkeit. Langsame RFQ-Antworten und nicht ausgerichtete Angebote beeinflussten nicht nur die Beziehungen zu Lieferanten, sondern untergruben auch die wahrgenommene Agilität und Zuverlässigkeit des Unternehmens in den Augen seiner Kunden. Im Laufe der Zeit führte dies zu Reputationsrisiken und verringertem Kundenloyalität, insbesondere in Branchen, in denen Geschwindigkeit, Präzision und Zuverlässigkeit entscheidend für das Markenvertrauen sind.

Um seine RFQ-Bewertungskapazitäten zu modernisieren und zu skalieren, ging der Kunde eine Partnerschaft mit Roboyo ein, um eine KI-unterstützte Anwendung mit Microsofts Power Platform und OpenAI-Integration zu implementieren. Das Tool automatisierte die Bewertung, Klassifizierung und Risikoanalyse von RFQs, reduzierte die manuelle Arbeitsbelastung, erhöhte die Genauigkeit der Antworten und verbesserte die Entscheidungsfindungsgeschwindigkeit.

Die Lösung nutzte generative KI über Microsoft Azure OpenAI und kombinierte Retrieval-Augmented Generation (RAG) mit natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), um die RFQ-Bewertung, Risikoanalyse und mehrsprachige Verständlichkeit zu automatisieren.

Die Lösung unterstützte mehrsprachige Workflows, sodass globale Beschaffungsteams RFQs konsistent über verschiedene Regionen und Sprachen hinweg verarbeiten konnten. Basierend auf der Microsoft Power Platform, die eine Low-Code-Architektur nutzt, ist das Tool skalierbar und leicht anpassbar durch interne Teams ohne großen IT-Aufwand.

Sie verstärkte auch die Datenkonsistenz und Compliance, ein wesentliches Erfordernis in regulierten Industriesektoren, und stellte sicher, dass kritische RFQ-Daten mit Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unternehmenssicherheitsstandards verarbeitet wurden.

Lösungsworkflow: Hochladen des RFQ → Dokumentextraktion → RAG-basierte Q&A → Bewertung & Zusammenfassung → Entscheidungsunterstützung

Durch die Anwendung intelligenter, regelbasierter Automatisierung und vorab trainierter Modelle konnte der Kunde schnell kritische Informationen extrahieren, Risikoparameter identifizieren und Angebote in Echtzeit bewerten. Das System unterstützte auch mehrsprachige Bewertungen und rationalisierte die globalen Beschaffungsbemühungen.

Ergebnis
Die Implementierung von Roboyo’s KI-unterstütztem RFQ-Bewertungssystem markierte einen Wendepunkt in der Transformationsreise des Kunden. Was als taktische Automatisierungsinitiative begann, entwickelte sich schnell zu einem strategischen Vorteil, der die betriebliche Reaktionsfähigkeit verbesserte, Kosten reduzierte und die Marke des Kunden als zuverlässigen und innovativen Beschaffungspartner stärkte.

Kommerzielle Ergebnisse

• ~570K€ jährliche Kosteneinsparungen
• ~150M€ jährlicher Umsatzanstieg in den Nettoumsätzen

Betriebliche Auswirkungen

• Schnellere Angebotsprüfung und Angebotsdurchlaufzeit
• Konsistente Bewertungslogik über Abteilungen und Regionen hinweg
• Verbesserte Beschaffungsagilität und bessere Sichtbarkeit für die Führungsebene
• Verstärkte Sicherheit, Compliance und Bereitschaft für Audits über die Beschaffungs-Workflows hinweg

Strategische Rufsteigerung
Durch die Erhöhung der Reaktionsfähigkeit und die Sicherstellung konsistenter Bewertungsstandards konnte der Kunde nicht nur die betriebliche Effizienz verbessern, sondern auch seine Position als vertrauenswürdiger, agiler Partner für seine Kunden und Lieferanten stärken. Diese Verbesserung der Durchlaufzeit und Datenintegrität trugen direkt zu einer höheren Partnerzufriedenheit bei und verstärkten den Ruf des Unternehmens für Zuverlässigkeit in wettbewerbsintensiven Ausschreibungszyklen.

Die Lösung wurde schnell implementiert, mit minimalen Störungen, was eine frühe Rendite (ROI) und eine schnelle Akzeptanz über alle Abteilungen hinweg ermöglichte.

Roboyo wurde nicht nur wegen unserer Expertise in KI und Automatisierung gewählt, sondern auch wegen unserer Fähigkeit, strategische Logik in wiederholbare Frameworks zu integrieren, die global skalierbar sind. Wir haben eine modulare Lösung geliefert, die sich mit der Beschaffungsstrategie des Kunden weiterentwickeln konnte und gleichzeitig nahtlos mit bestehenden Plattformen integriert wurde.

Was wir geliefert haben:

• KI-gesteuerte Bewertungslogik für die RFQ-Bewertung
• Echtzeit-Risiko- und Spezialitätsidentifikation
• RAG-gesteuerte Angebotsanalysen
• End-to-End-Workflow-Automatisierung
• Strategische Beschaffungsaktivierung

Für Unternehmensführer zeigt dieses Projekt, wie KI Präzision, Skalierbarkeit und strategische Intelligenz in die dokumentenintensivsten Arbeitsabläufe bringen kann. Bei Roboyo verwandeln wir Komplexität in einen Wettbewerbsvorteil.

Lassen Sie uns KI in strategischen Impact verwandeln

KI sollte mehr tun, als nur Dinge zu beschleunigen. Sie sollte die Entscheidungsfindung schärfen und messbaren Wert freisetzen. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Roboyo’s KI-gesteuerte Lösungen Ihre Beschaffungs- und Einkaufsstrategie auf das nächste Level heben können.