Agentic AI verbessert die AP-Prognosen: Skalierbare Intelligenz im Finanzwesen

Dieser globale FMCG-Führer hatte mit kontinuierlichen Lücken zwischen den prognostizierten und den tatsächlichen Cashflow-Ausflüssen zu kämpfen. Die Finanzabteilungen setzten auf Tabellenkalkulationen und manuelle Validierungen, um Zahlungen an Lieferanten zu verwalten, was zu erheblichen Prognoseungenauigkeiten führte. Unvorhersehbare Zahlungsverhalten und getrennte Datenquellen erschwerten den Prozess weiter. Die unzuverlässigen Cashflow-Prognosen aufgrund manueller AP-Arbeitsabläufe, häufige Rechnungsabweichungen und fragmentierte Finanzdaten.

Diese Ineffizienzen waren nicht nur operativ. Sie gefährdeten die Fähigkeit des Unternehmens, mit Vertrauen zu planen, starke Lieferantenbeziehungen zu pflegen und seinen Ruf für Zuverlässigkeit zu wahren. In einer Branche, in der der Cashflow die Regalverfügbarkeit, das Vertrauen der Lieferanten und das Kundenerlebnis beeinflusst, stellte eine ungenaue Prognose eine direkte Bedrohung für die Glaubwürdigkeit der Marke und die kommerzielle Agilität dar.

Das Fehlen skalierbarer Intelligenz war nicht nur eine Herausforderung für die Finanzen; es stellte ein Hindernis für die digitale Transformation im gesamten Unternehmen dar. Manuelle Prognosemethoden erschwerten es der Führungsebene, schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen, was die Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit untergrub, die in einem modernen, AI-unterstützten Unternehmen erwartet werden.

Um den Prognoseprozess zu modernisieren, ohne bestehende Systeme grundlegend zu überholen, benötigte der Kunde eine zukunftsfähige Lösung, die Genauigkeit, Anpassungsfähigkeit und einfache Integration kombinierte. Roboyo reagierte mit einem dualen Ansatz und lieferte sowohl grundlegende KI-Modelle als auch dynamische, Echtzeit-Prognosen mit Agentic AI.

Diese Lösung wurde nicht nur entwickelt, um ein finanzspezifisches Problem zu lösen, sondern auch, um ein wiederholbares KI-Rahmenwerk zu validieren, das auf andere Funktionen skalierbar ist. Durch die Kombination eines modularen KI-Designs mit robuster SAP-Integration stellte Roboyo sicher, dass das Modell flexibel genug war, um breitere Unternehmensanwendungsfälle zu unterstützen.

Wir setzten einen End-to-End-intelligenten KI-Agenten ein, der den UiPath Agent Builder und das AI Center nutzt, um die Rechnungsverarbeitung und Prognose zu optimieren. Der Agent führte eine OCR-basierte Extraktion unstrukturierter Rechnungsdaten durch, wobei er Schemanoise vermied, wandte eine dynamische 3-Wege-Abgleichung (±5% Toleranz) zur Validierung an und leitete Ausnahmen weiter (z. B. fehlende Bestellnummer → Genehmigung durch den Manager).

Mit SAP verbunden, nahm der Agent Rechnungsdaten auf, um Zeitreihenmodelle zu speisen, die das Verhalten der Lieferanten, die Saisonalität und Trends berücksichtigten. Maßgeschneiderte Eingabeaufforderungen ermöglichten Echtzeit-Prognosen, die sich automatisch an Veränderungen in den Zahlungskreisläufen anpassten – manuelle Updates wurden eliminiert und die AP-Planungsgenauigkeit verbessert.

Roboyo integrierte diese Prognosen auch in die wöchentlichen Finanzüberprüfungszyklen des Kunden, sodass die Teams die Ergebnisse in Echtzeit validieren und die Entscheidungsfindung stärken konnten. Dies wurde mit praxisorientierter Unterstützung kombiniert, um die interne Einführung über die Finanz-, Treasury- und AP-Teams sicherzustellen.

Ergebnis

Die Ergebnisse gingen über den Finanzbereich hinaus. Sie legten die Grundlage für die unternehmensweite Einführung von KI. Was als taktische Initiative begann, entwickelte sich zu einem Modell für skalierbare, integrierte Intelligenz im gesamten Unternehmen.

• Reduzierung der Prognosevarianz von 35 % auf 7 %
• 85 % der manuellen Prognoseaufgaben wurden eliminiert
• Mehr als 20 Stunden wöchentliche Einsparungen in den AP- und Treasury-Teams
• Schnellere und selbstbewusstere Entscheidungsfindung ermöglicht
• Nahtlose Integration in SAP- und ERP-Umgebungen erreicht
• Vertrauen in die Finanzdaten für Planung und Lieferantenverhandlungen gestärkt
• Ein skalierbares Modell zur Operationalisierung von KI über Geschäftsbereiche hinweg validiert

Was wir geliefert haben:

• Autonome Prognosemodelle – Entwickelt mit Agentic AI und maßgeschneidert für Finanzteams
• Prompt-Engineering-Expertise – Übersetzung realer Geschäftslogik in anpassungsfähige KI-Aktionen
• SAP-native Integration – Nahtlose Ausrichtung an der bestehenden Finanzinfrastruktur
• Change Management und Schulung – Eingebettete Unterstützung in AP, Treasury und FP&A
• Kontinuierliche Optimierung – Validierte Prognoseverbesserungen Woche für Woche

Für C-Suite-Führungskräfte, die digitale Transformation vorantreiben, zeigt diese Zusammenarbeit, dass KI kein unerreichbares Ziel sein muss. Sie kann noch heute operationell gemacht werden, beginnend mit hochwirksamen Prozessen und mit Zuversicht im gesamten Unternehmen skaliert werden.

Bei Roboyo setzen wir KI nicht nur um. Wir operationalisieren sie für echte Auswirkungen.

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